常见问题

日期:2013-08-08 出处: 档案馆

1.归档时需要办理什么手续?

立卷部门整理好案卷,学校档案馆人员检查合格后,打印案卷移交目录,一式两份,即可到档案馆归档。归档时交接双方在移交目录上签名,各存一份,以备日后查考。

 

2.哪些文件不属于归档范围?

上级机关普发的供参阅、不办的文件;

上级机关发来供工作参考的抄件;

上级机关征求意见未定稿的文件;

重份文件;

未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

学校内部互相抄送的文件材料,无须回复的行文、介绍信等;

为参考目的从各方面收集的文件材料;

非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

未生效的合同、协议、单据。

 

3.文件的哪些重要稿本需要归档?

现在归档的文件按来源可以分为两大类:上级来文和本校形成的校级文件。

上级来文需要归文件。

校级文件包括党发文、校发文、部处发文和院发文,需要归文件正本(根据已经批准签发的定稿印制的、供向外发送或内部使用的正式文本,具有标准格式,有签署、有发文单位盖章的文件)、文件底稿和“北京工商大学发文稿纸”(写有文件签发人拟稿单位和审稿人)。归档时的文件顺序为:文件正本、发文稿纸、文件底稿。

 

4.归档文件应如何排序?

归档文件的校级发文正文在前,发文稿纸和底稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前请示在后。装订后无页码或原页码不可用的应在非装订线一侧下角用铅笔编页码,无论单面或双面只要有文字均应编码。

 

5.怎样对文件分类整理?

第一,分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度。

第二,分问题:将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

第三,分期限:将文件按照规定的不同保管期限分开。

 

6.文件材料能用圆珠笔书写吗?

书写材料、载体材质不符合规范要求不利于档案文件的长时间保存,尤其是圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写的字迹非常容易扩散,造成字迹模糊难以辨认。因此,起草文件的时候就必须对纸张、墨迹材料从严要求,必须使用蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。尤其是领导及有关人员签批文件时,更不能使用不符合规范的材质。