珍视人生记录 妥善保管档案

日期:2013-09-18 出处: 中国档案报 2013年9月6日 总第2509期 第二版 作者: 张超

 不久前,随着毕业季的到来,当众多大学毕业生忙着投简历、参加面试和应聘会的时候,不可小觑的个人学籍档案却被一些毕业生所遗忘。笔者在档案部门工作,经常会接到不少人打来的咨询电话,询问自己的档案在何处。他们大多是往届大学毕业生,甚至有的已经在职场打拼七八年了,而且他们一般是在评职定级或是缴纳社保金时,才想起档案,却不知自己的档案存在哪里。

 个人档案包括一个人各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明,还有党团材料。这些都是原始材料,不可复制。养老金的领取,转正定级和计算工龄,评职称、工作调动、考研、考公务员、出国、升学、结婚等相关证明的办理都需要政府所属人才市场开具相关证明,没有档案无法办理这些证明。现实表明,个人档案有着很大的存在价值,应当妥善保存、及时续档。大学毕业生漠视档案,最终受害者只能是自己。所以笔者提醒大学毕业生们,一定要重视个人档案,不要到了用时才想起来找档案。

 大学毕业生档案的3个去向:一是毕业后就找到了接收户口的单位,档案和户口都转到工作单位,这是通常认为最正规的档案流向,据统计,这种情况只占到毕业生档案的10%左右。二是毕业后没有找到接收户口的单位,户口和档案留在学校,2年后户口打回户籍所在地,档案或留在学校。在这里需要强调一点,由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存2年,许多大学生以为,既然学校免费保存,就无需再到人才交流机构托管了,这是一种省钱的档案存放方式。其实不然,这种误解是没有搞清学籍档案与人事档案的区别。个人转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。学校保存的学籍档案只是存放,甚至无法缴纳社会保险,将来也无法计算工龄,从而影响养老金的数额计算,在某种意义上说,也是得不偿失。三是把档案和户口放在人才市场交流中心。首先必须确定在毕业时是否已签过三方协议,这是学生、学校和工作单位共同签订的一个协议书。如果签了协议,报到证备注栏就不是空白,此时档案会在这个单位所在地的人才市场;如果没签协议,报到证备注栏为空,默认打回原籍。

大学毕业生处置自己的档案一般有两种情况:一是毕业后如无就业意向,持报到证回生源地后到人事主管部门备案,档案会由学校直接邮寄到当地的人才服务局。二是如有就业意向,须经人事部门签订就业协议,若就业单位无档案管理权,可送往就业单位所在地人才服务局管理。

 但笔者认为,大学毕业生最好将档案转递给各级人才交流机构,因为那里是管理档案的专门机构,档案存放在人才交流中心,既安全又方便。同时,提醒大家在档案转递时要注意以下几方面事项:首先要询问清楚用人单位的性质,如果是国家机关、国有事业单位、国有企业,他们或他们的主管单位是有人事管理权的,可以接收档案;其他各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的,要通过人才交流中心来接收,学生的档案就要放到人才中心去。其次,在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前,不要把档案转入这个单位,应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位在接收档案,发生个别单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放的事情。最后,很多大学生毕业后是自己拿着档案直接转档,有的人出于好奇,私拆档案袋。因为根据规定,开口档案是不被接收的。所以毕业生一定要善待档案,一旦由于自己疏忽,使档案在人才交流部门变成死档,就要及时和学校、原户籍所在地的人事部门及第一份工作的用人单位询问,并到人事部门办理代理手续,以免造成不必要的损失。