第四个“电子档案日”:美国发布关注电子档案的10条理由

日期:2016-01-11 出处: 《中国档案报》 2015-10-15 星期四 作者: 王岚

 

 

2015年“电子档案日”宣传标志 

2012年,为提升机构和公众的电子档案意识,美国各州档案馆长理事会(CoSA)“州电子档案计划”(SERI)专项下设的促进档案意识分委员会决定,将每年1010日定为“电子档案日”,并为此设计了宣传标志。“电子档案日”之所以设在1010日,是利用1010形象地代表电子档案的数字保存形态,旨在促进政府机构、相关专业组织、公共大众以及其他利益相关者对电子档案的认识,提升世界各地人们对电子档案所扮演的重要角色的意识。2015年是第四个“电子档案日”,活动的主题是政府电子通信合理管理的重要性。

为此,促进档案意识分委员会提出分享有关数字资源管理、征集保存电子档案方法的动议,动员在推特上设立电子档案日账号,并向公众发出呼吁:利用你们的网络和社交媒体渠道传播电子档案日信息;在自己的博客上开辟电子档案专栏;向公众展示,让人们了解数字内容的潜在风险;启动与本地区形成和利用电子档案的其他组织的对话;举办数字保存标准与最佳实践的研讨活动等。

为什么要特别关注电子档案?该委员会针对电子档案的特性阐明了10条理由。

一是管理电子档案就像是照看一个长不大的孩子,它需要定期被关注和照料,才能够被利用。

二是电子档案可能很快就无法读取。数字案卷实际上可能刚一形成就可能无法利用,而纸质档案即便千年后也能阅读。

三是纸质档案扫描件并非保管过程的终结,而仅仅是开始。所以对持续管理成本的审慎规划更要必须加以考虑。

四是没有永久的存储介质。硬盘、光盘、磁带或任何其他存储介质都将需要经过测试并定期替换。要避免档案的灾难性损毁必须要主动管理。

五是由于缺少实体展现形式,电子档案更加易于失去踪迹。必须采取特别的关照措施,以确保其处于受控监管保存之下不会湮灭在数据的海洋之中。

六是电子档案易于生成拷贝和分享,但这也带来对档案真实性的担心。为此需要多重安全预防措施,以确保电子档案不被非正当改变。

七是规划电子档案保存的最佳时机是在其形成之时。不要等到软件升级替代或项目结束时再考虑档案将如何保存。

八是没有系统能够解决你所有的电子档案问题。尽管开发商声称可以,但实际上没有神奇疗法和灵丹妙药能够为你管理和保存电子档案。

九是电子档案能实现前所未有的方便利用,帮助公众确保权利,但前提是形成者、管理者和利用者等都能认识到其重要性并对其保存有所贡献。

十是就目前情况看,人们似乎已经就此达成共识,即电子档案将成为未来研究者所用历史档案的主体和中坚力量。

为了持续开展电子档案的宣传,国际档案理事会网站还发布了关注电子档案的10条理由、个人数字化存档传承战略、政府机构应对电子档案工作技巧等相关材料和介绍。在1010日“电子档案日”后,该委员会将收集如何提升公众电子档案意识的方法和措施,以期固化活动的成果。

 

    原载于《中国档案报》2015年10月15日 总第2823期 第三版