新西兰国家数字档案馆建设策略及启示

日期:2013-09-17 出处: 浙江档案 作者: 赵丽

随着信息技术的广泛应用,作为业务活动凭证的数字文件数量激增,如何保障数字文件的真实、完整、可靠与可用成为新的挑战,而建立数字档案馆成为应对这一挑战的重要方式。新西兰国家数字档案馆建设别具特色,他山之石可以攻玉,总结新西兰的经验将对我国数字档案馆建设大有帮助。

 一、新西兰国家数字档案馆建设策略

(一)明确蓝图,协调合作

 数字档案馆建设应有全局长期的眼光,有明确的蓝图。新西兰国家数字档案馆建设在充分的前期研究基础上,对建设目标做了详细分析和明确规划,构建了包含数据、系统、流程、政策和标准四个层次的数字档案馆整体架构,实施循序。

 渐进的四步走策略。新西兰国家数字档案馆的完成步骤是,一是在201112月,实现拥有简单接收程序的数字仓库、归档环节重新设计、公众可利用数字文件的目标;二是在20127月,实现提供机构移交工具和指南、在线事务办理、拥有复杂接收程序的数字仓库、公众在线利用的目标;三是在20131月,实现机构可在线利用自己的秘密文件、身份认证管理、数字保存能力、公众利用解密文件,具备与数字资料长期管理和保存相关的所有功能的目标;到2018年,实现成为新西兰政府和社区数字遗产的主要保存仓库以及进行数字化遗产研究学习的主要基地,成为新西兰人寻找、利用数据和信息、利用数字管理和保存服务的关键组成部分的目标。

 保存数字文件需要档案部门与相关部门通力合作,因此建立有效的合作机制十分重要。新西兰数字档案馆建设中,档案馆与图书馆、博物馆和政府部门合作十分密切,尤其是图书馆。从历史渊源来看,早期新西兰政府的档案工作与图书馆工作并无明显的界限,各州及联邦政府的档案均保存在图书馆内;从现实来看,许多大学图书馆中设有档案馆,大学数字档案馆与数字图书馆关系紧密并几乎同步进行。可以说,数字图书馆的技术和实践发展为数字档案馆建设提供了有益经验和借鉴。此外,新西兰档案馆与美术馆、图书馆、博物馆和政府部门的130个成员共同举办了新西兰国家数字化论坛,旨在跨越传统界限,合作建立与利用新西兰数字文化遗产,为商业、教育、文化团体和地方社团的发展提供便利。

(二)项目主导,政府推进

 在实施数字档案馆项目之前,新西兰已经启动了一系列其他项目做准备。

 2004年,新西兰和澳大利亚共同提出了在数字文件保存方面的区域合作计划——“澳大拉西亚数字文件保存动议Australasian Digital Recordkeeping InitiativeADRI),其目标是澳大利亚和新西兰的所有政府机构在数字文件生成、保存和利用方面采用统一的途径,以确保重要文化遗产的问责和长期保护,这种统一性旨在提高参与者的效率、效益和互操作性ADRI为新西兰数字文件管理提供了专业领导和发展方向,为后期的数字档案馆建设积累了先进的经验,同时也大大促进了新西兰数字文件管理制度、法规标准的健全,对数字文件保存实践产生了积极影响。ADRI还形成了标准协调框架,在数字文件生成和管理、数字文件保存、机构和档案馆的保存、数字文件向档案馆移交和数字文件利用等方面都遵守统一的标准。这种从标准入手解决数字文件保存难题的思路深深影响了新西兰国家数字档案馆的建设路径。

 2006年,新西兰国家档案馆成立了一支跨部门的专家团队,致力于研究数字文件的移交与保存;2007年底开始正式启动数字化工程项目,构建起大型数字化框架,成立过渡性的数字档案馆接收和存储紧急的数字文件,以积累数字档案接收与保存的相关经验。2009年,新西兰议会内阁(New Zealand''s Parliamentary Cabinet)通过了数字连续性行动计划the Digital Continuity Action Plan),成为新西兰国家数字档案馆发展的里程碑事件。该计划制定了涵盖所有公共部门的一系列可实现的目标以及实践行动方案,旨在改善政府各机构数字文件管理水平和增强数字连续性的意识,帮助新西兰公共部门在数字信息的形成和利用方面获得持续丰厚的投入收益,确保在现在以及未来的任何时候,公共部门形成的数字信息可信任、可利用。数字连续性行动计划标志着新西兰政府在建立数字档案馆基础设施方面采取重大的推进举措。 

2010年,新西兰政府拨付1260万美元的资助资金,外加日常经营和资源资助,正式启动了新西兰的数字档案馆项目,目标是协助公共部门履行法定职责,为未来保留有价值的数字信息,保证信息的可信任、可用。项目的实施和发展的原则包括:数字档案管理流程应和实体档案管理流程实现一体化,尽可能保持协调统一,并具备可操作性;流程尽可能全部实现自动化,并具备可操作性;新的数字化流程与功能尽可能与必要的非数字化工作和情况保持一致;对于所有新实施的功能事前都要进行培训和指导。 

新西兰国家档案馆还必须利用政府在国家图书馆项目上的前期投资,即所谓的新西兰国家数字遗产档案项目(New Zealand’s National Digital Heritage Archive),以便能够共享基础资源,最终获得双赢的局面和最大效益。

(三)员工参与,共建共赢

新西兰国家数字档案馆在建设时将数字档案馆的需求与组织战略重点紧密结合,获得了高级管理层的支持;同时重视调动内部全体员工的参与积极性,获得员工的信任和认可。由于数字档案馆项目组的工作人员从不同部门借调,为保证有效沟通,项目组在团队每个小组中都建立了业务代表。新西兰国家档案馆与政府内政部(Department of Internal Affairs)的整合及随后的内部重组,使得员工参与并非易事。但是随着GDAP第一个重要成果的发布,员工的培训机会和归属感大大增加。

从参与的角度来说,咨询政府机构和整个流程中其他利益相关者的意见很重要。有效协调各方期望值以及制定一个切合实际的目标十分关键。一个行之有效的方法是,不仅要在项目启动时与各机构充分交流,还要不间断地审查项目实施的方式方法和下一步的实施重点,并提供对指南和流程进行测试和反馈的机会。

(四)标准先行,系统为重

为统筹电子文件管理系统和数字档案馆系统的建设标准,新西兰在借鉴国际经验和采纳国际标准的基础上,相继颁布了《NZGLS元数据集》(2004)、《电子文件管理系统标准》(2005)、《文件管理政策制定指南》(2006)三部法律法规。《电子文件管理系统标准》参照了ISO15489国际元数据标准,能够根据需要获取和保管标准化元数据。这些元数据记录着文件的内容、背景和结构,以确保文件与它们的功能环境相联系。在生成、管理、保存和使用电子文件的整个流程中,都充分考虑了利用者的需求,包括内部机构人员、公众和团体人员、政府部门。

构建真正的电子文件管理系统,拥有一个长期的目标十分重要。新西兰国家档案馆采用Rosetta作为保存仓库,并将Rosetta能够提供的功能与实际的高层次业务需求进行对比,进行了差距分析。Rosetta具备的优势是它已经在新西兰国家图书馆进行了实践应用,这也就为与图书馆的合作以及共用数字保存知识和流程提供了可能。差距分析则明确了Rosetta下一步的改进方向,尤其是明确了国家档案馆关于与国家图书馆开展合作的需求,这种需求将在Rosetta 的未来发展计划中得到明确。

除此之外,随着新西兰国家档案馆开始计划开展数字移交,提升著录系统水平变得迫在眉睫。在数字环境下,文件间的关系更为明显,需要以更为灵活的方式将文件作为档案进行著录和管理,有必要支持复杂关系型和多层次聚合型文件的捕获。此项工作的关键是,建立著录和管理单份文件的新模型,强调元数据字段质量的提升以及文件关系的明确表达和说明。因此,应包括两方面的工作:第一是制定一个高层次概念模型,第二是进一步深入到文件元数据的细节。该模型基于澳大拉西亚系统系列的理论和方法,同时参考了各种国际元数据模型并咨询了文件管理专家。设计的模型尽管不能立即投入应用,但必将为未来的新西兰国家档案馆提供足够灵活的发展空间。

(五)多方配套,持续推进

新西兰国家档案馆为政府机构提供文件管理指南和培训。当涉及文件处置行为或准备进行文件移交时,需要形成和维护高质量的文件(包括元数据)。因此,建设数字档案馆项目的关键举措之一便是面向各政府机构提供工具和指南,协助其管理数字文件,以形成和维护高质量的文件(包括元数据)。在实施数字保存系统时,协助其从各自文件保存和业务系统中提取文件,并且从系统中将元数据映射到新西兰国家档案馆基于XML标准的传输格式上。同时,对于各机构来说,这一过程必须尽可能地简单、易操作。元数据的映射通常需要专业技术,因此,所提供的建议要便于文件管理人员和IT人员理解。此外,新西兰国家档案馆还提供培训服务,最近又开设了数字连续性培训课程,旨在为各机构评估其数字文件现状,并为制定改善计划提供方式方法。 

新西兰档案馆在审计方面做得也较为出色。该馆每年都会组织检查部门的专业人员到各政府部门、公司,依照国家标准规范对档案收集和整理等工作进行检查指导,督促各部门在形成高质量数字文件工作上做出成绩。

 新西兰国家档案馆的建设在有重点、分阶段地达成目标的同时,与时俱进地调整发展建设重点。数字档案馆的建设在改善系统和流程功能时也会出现诸多需求,但这些需求往往不被列入规划范围。事实上针对这些额外需求,只要它们与长期目标的实现相一致,就可以被列入考虑范围并作为开发规划内容记录下来,这些功能将在未来得到逐步实现。开发规划将由负责系统实施的管理委员会保存,并且随着时间推移,这些规划将根据业务计划和业务重点的转变而不断发展。在某些方面,开发规划要与其他关键性项目开展密切合作,明确交叉点并将它们嵌入组织的战略规划,以确保得到足够的资源。

二、对我国数字档案馆建设的启示

 2003年我国第一个数字档案馆——青岛市数字档案馆投入使用至今,我国数字档案馆的建设已走过了10余年的发展历程。然而,由于受各种因素制约,目前我国数字档案馆建设项目仍存在着功能定位不明、投资大收益小、水平参差不齐的问题;项目缺乏前期研究和明确规划就匆匆上马,项目实施往往虎头蛇尾,区域合作非常匮乏,大部分项目还局限于建设一个系统的思路。新西兰国家数字档案馆建设注重规划整体性、注重区域和跨部门合作、注重先期研究和投资三方面经验值得我国借鉴。

(一)数字档案馆的建设是一个系统的整体工程 

正如新西兰档案馆馆长所说,我们生活在数字时代,所以我们必须树立数字思维,以数字化的方式进行管理。数字式管理的复杂性决定了数字档案馆的建设不单单是一个电子文件管理系统的开发问题,还涉及组织、人员、制定、标准等;不单单是几个月或是几年就能全部竣工的问题,还需要持续的改善和维护。既然数字档案馆的建设是一个整体工程,那么除了要建立一个高质量的信息系统外,我们还需要在组织、制度、人员、标准等方面做出全方位的持续努力。

(二)推动区域合作,协同应对挑战 

数字时代,电子文件管理问题是许多国家、地区和部门共同面临的难题。共同的挑战为实现跨部门、跨区域、跨国家的合作提供了基础。由新西兰和澳大利亚共同发起的ADRI项目,为跨国家合作树立了典范;新西兰的数字连续性行动方案则是跨部门共同应对数字信息管理的项目。合作可以促使所有相关地区和部门共同参与到解决生成、保管和利用数字文件问题中来,确保重要文化遗产的问责和长远保护,共同参与、共克难题将促进整个部门或地区的效率和效益的提升,以确保数字文件保存和利用,最大程度实现资源共享集成。

(三)注重先期研究和投资,避免重复

 数字档案馆的建设必须注重充分利用政府已有的信息化基础设施,充分利用现有的研究基础和技术知识,高效率地利用甚至循环利用信息,避免不同部门的重复劳动,实现最终改善公共服务,获取最大效益。新西兰非常强调充分利用已有基础这一原则。如前文所述的新西兰政府在批准建立数字档案馆项目时,就达成利用政府在国家图书馆项目上的前期投资项目,共享基础资源的意向;项目结束后,档案馆和图书馆都将Rosetta作为数字仓储和保存系统来使用,链接到各自的馆藏管理系统。