美国加拿大现代档案管理的印象及启示

日期:2013-09-18 出处: 《中国档案报》2013年2月18日 总第2420期 第三版 作者: 于晓庆 卜承志

在美国国家档案馆内举办的向幼童和保育人员宣传档案工作的活动  卜承志

日前,笔者随江苏省档案代表团一行先后赴加拿大安大略省档案馆和美国国家档案馆及洛杉矶市文件档案中心等专业机构(以下简称加美两国档案机构),了解他们在档案资源建设、开发利用等方面的理念,以及通过各类档案史料举办面向社会公众的陈列展览等情况。通过考察,笔者对加美两国档案机构及其工作留下了深刻印象。

 一是持续较高的档案查阅利用率。据安大略省档案馆接待人员介绍,该馆去年接待查阅利用档案的社会公众2.24万人次,为社会公众发送查阅利用档案的电子邮件近5700件。目前,我国省级综合档案馆的查阅利用率尚未达到这一水平,至于为利用者发送查阅利用档案的电子邮件更是微乎其微。

二是扩大档案陈列展览影响力。加美两国档案机构注重发挥档案陈列展览对社会的影响作用,一般围绕重大事件和重要活动,向社会公众开放馆藏档案;采用在馆内布置展厅、到外地巡回展出并在网上开设专栏等方式,举办面向社会公众的档案展览。如安大略省档案馆正在展出馆藏艺术家协会档案和艺术家们捐赠的作品。通过举办档案陈列展览,既向社会普及历史文化知识,又增强公众的档案意识,加深对馆藏档案的了解。

美国国家档案馆内免费领取查阅指南及销售纪念品处 卜承志

三是重视民间私人档案收集。加美两国档案机构推崇“大档案”理念,这一理念涉及四项原则,其中一项原则就要求保管好包括民间和私人档案在内的、记录全社会历史的全部档案。因此,他们对政府机构档案的形成、保管、移交、开放等实行严格审批和严密监管的同时,也非常重视民间和私人档案的收集和保存。民间档案主要包括社会组织或商业机构的章程、会议记录、制度、函件、规划计划、财务报表等;私人档案主要有个人和家庭的信件、日记、照片、声像资料、剪贴资料等。通常民间和私人档案大多是通过捐赠的途径获得,也有一部分是通过购买的方式得到。安大略省档案馆馆藏中民间和私人档案全宗多达4000多个,与政府机构档案的全宗数量基本持平,而且文件数量也在馆藏档案中占相当大的比重。

四是加强档案的安全保护。加拿大、美国通过相关法案,加强对档案的安全保护。两国档案机构都装配了先进完备的门禁、消防、温湿度控制等系统,实行24小时实时监控,确保档案实体和信息安全。他们尤其重视档案原件的保护,原则上只提供缩微和数字化复制品供查阅,不提供原件。举办档案陈列展览,一般都使用高仿复制件,如果不得不使用原件,必须经过修复等处理,同时限定档案原件展出的时间为46个月,届时进行替换。展厅内的灯光采用可调的LED光源,且光源的亮度比其他展区低。配有双保险防盗锁的档案原件展柜用硅胶密封,柜内配有测试光线强度的试纸,工作人员根据试纸的颜色变化调整光源强度。

五是密切与社会组织的合作。加美两国档案机构注重发展公共关系,与政府机构和社会组织保持密切的合作。安大略省档案馆经常参与政府举办的展览会、纪念活动和社会组织的专题会议等,与博物馆等机构合作举办陈列展览。特别是该馆与本省中小学校建立了良好的合作关系,将涉及地方历史文化的相关档案知识列入12岁至17岁年龄段学生的课程教学计划,为区域内的教师提供与档案内容相关的培训和课堂教学所需的参考档案资料。美国国家档案馆广泛联系各种社会组织,有计划组织包括学龄儿童在内的各类社会成员参加馆内活动,帮助社会公众了解各种历史文化知识。洛杉矶市文件档案中心与大学、图书馆、历史学会等密切合作,每年配合上述机构接待多达2500多人次。

加美两国档案机构的工作理念和方法给笔者一行的启示主要有四,与大家分享。

 一是深化利用服务。加美两国档案机构档案查阅利用的对象、形式、手段、设施等与我国档案馆并无明显区别,但其服务深入细致,包括开展利用者满意度调查,举办推介馆藏档案资源专题讲座,及时更新档案网站开放档案信息,向公众无偿提供档案服务指南,为社会公众提供查阅利用辅导,为来馆利用者提供购物、用餐等配套服务,这是档案机构向社会公众延伸服务,也是保持较高查阅利用率的重要方面。

二是优化馆藏结构。加美两国档案机构重视民间和私人档案的收集和保管,其馆藏档案多元化,资源丰富,结构优化,这也是保持较高查阅利用率的决定性因素。我国档案部门在指导和监督各级机关、社会团体和企业事业单位建立和完善各类档案的基础上,应加大民生档案收集力度,尽可能接收进馆,丰富馆藏资源,优化馆藏结构,为更好满足广大人民群众用档需求奠定坚实的基础。

 三是讲求工作成本。加美两国档案机构的管理较为集约化,洛杉矶档案文件中心5个人负责保管20余万盒文件档案(档案盒规格约为30×30×50厘米,每盒容纳几件至几十件数量不等文件)。他们将重要档案和一般档案分开保存,按不同标准控制库房温湿度。根据实际利用需求,进行馆藏照片档案、录像档案等的数字化转换。就此而言,他们的日常运行开支和档案数字化等投入都控制得较为精细,大大节省了成本。

四是加强对外合作。加美两国档案机构工作的对外开放度和依存度相对较高,以开放的思维加强与各种社会组织的合作,借助外部力量,推动档案工作开展,从而融入社会公众生活,彰显独特作用,扩大社会影响。社会公众到档案馆来,不仅查阅利用档案,而且了解历史文化知识,增强了档案意识,得到更多的精神文化收获。由此可见,江苏省档案局馆探索创新与党史、地方志、《扬子晚报》《江苏经济报》、江苏网络电视台等单位合作的路子,符合档案事业的发展潮流。