国外科研文件和档案管理研究

日期:2015-10-12 出处: 《北京档案》2007年第5期 作者: 安小米

一、国外相关术语的涵义

国际档案理事会大学和科学档案分委员会 ICA/SUV),2003- 2004 年开展的关于“科学 science“研究research ”“科学文件records of science”国际调查揭示国际上对科学、研究和科学档案的认识存在差异。

关于科学的认识有三种包括社会科学在类的所有科学不包括人文和社会科学的科学其它。

关于研究的认识有学术性与非学术性研究之分。

科研文件的定义不仅国际学术领域和国家间存在差异机构间也存在不同认识。主要有五种视角第一种是科研项目视角如在奥地利和比利时科研文件指科研项目形成的文件第二种是科研机构视角如在澳大利亚和加拿大科研究机构科学活动及其文化背景中形成的所有文件被看成科研文件第三种是科学家及其科学活动视角如美国密西根大学将科学家活动的文件及其私人信件看成科研文件第四种是狭义的科研活动视角如在英国与科研活动直接相关的文件被看成科研文件第五种是广义科研活动视角如在瑞典、捷克、爱尔兰整个科学研究活动中形成的所有文件被看成科研文件。

本课题调查揭示国外科学研究领域中使用频率最的词是文件而非档案文件管理是科学研究活动中所有相关人员都广泛关注的话题档案则主要是档案领域和历史研究者才关注的话题。科研文件的概念包括科研档案科研档案仅是其中需要永久保存部分。

二、国外科研文件和档案管理中存在的主要问题

研究揭示国外科研文件和档案管理中存在的主要问题有三个方面:

第一对已经形成的科研档案的鉴定问题这是过去和现在及未来都面临的难题。科研档案的鉴定存在谁该对其负责的争议和不同的责任模式无统一认识。有大学学术委员会负责、系主任负责、科学家负责、科研项目负责人负责、档案馆工作人员负责和其他多种多样的责任形式。采用最多的是档案馆工作人员负责其次是科学家负责。目前尚缺少科学的依据和广泛认可的统一原则和标准。

第二对正在形成的数字档案的保护问题Arovelius调查报告揭示国外大多数机构对科研文件的数字保护仍无对策电子文件主要采用的是其自然格式的保存只有少数机构采用了迁移和仿真保护方法。对档案管理机构而言采用OAIS 模型可以对已经形成的数字档案的长久保存和利用但难于介入正在形成和将要形成的电子和数字科研文件的前端控制与真实性保证。

第三对科研文件管理规划的国际性研究问题。McCarthy and Sherratt 指出科研文件的科学管理可以反映学术研究领域的造假、学术不轨行为、知识产权保护、法律和财务的责任承诺情况有必要开展专门研究,其收益不仅限于对文件和档案管理的专业知识贡献不仅限于对科学领域的贡献对政府、学术机构和企业都将有重要受益。目前国际领域专门针对科研文件和档案管理的研究较少有专门基金资助的研究为零。

全球化背景下越来越多的科研活动是跨国、跨领域合作开展的如何制定科学领域广泛采纳的跨国家、跨机构、跨项目和跨个人的连贯一致的文件管理规划规范记录科学与技术活动过程规范科研活动信息的产生、发布、保护、管理和利用规范其科研文件和档案的收集、鉴定、数字化保存和长久利用具有特别重要的国际意义。

三、国外科研文件和档案管理的规律

研究揭示国外在为什么进行科研文件和档案管理,管理什么和如何管理方面具有如下规律。

为什么管的驱动力因素主要有四个方面个人科研学术行为规范与道德规范要求、科学家身份认证与科研活动继承与发展、机构科研历史维护与记忆延续、科研信息资源社会共享与公共信息服务。

管什么的模式有四种个人科研活动证据库、机构科研活动记忆库、科研领域数据库和信息库、科研项目专题知识库。目前广泛采用的管理模式是文件连续体管理模式通常采用文件管理规划实现文件生命全过程管理。

如何管的方法有多种其中值得借鉴的是积极参与国际性或国家性科研档案管理协会组织的学术交流活动科研文件和档案管理制度化和规范化制定科研文件和科研档案管理规范和最佳实践指南并将其纳入机构科研活动管理规范体系和科研信息管理规范体系建立并实施个人、项目组、科研管理机构三级责任管理体系科研档案利用数字化和网络化开展科学家、科研项目和科研机构及基金会为对象的科研档案数字化数据库建设和网络化社会服务。

四、国外科研文件和档案管理的特点及其发展趋势

调查揭示国外科研档案管理受数据保护法、知识产权法、信息自由法、档案法、大学和学术研究机构的政策、研究团队的规定、捐赠机构的要求等制约。按归属和所有权划分科研文件的管理模式有公共财产模式遵循档案法管理科研文件个人私有财产模式采用捐赠者协议管理科研文件机构财产模式按有关机构财产法规管理科研文件混合模式根据知识产权要求、科学家、科研机构或基金资助单位的不同、划分公共财产、机构财产或是私有财产实施对应的管理。档案的收集渠道有档案法规定、大学和学术机构政策规定、捐赠、宣传和动员移交、购买等其中捐赠和动员移交为多数。

研究揭示目前国外科研文件和档案的管理有以下五个发展趋势:

第一科研文件和档案管理研究的合作化与国际化趋势。从各种国际学术交流活动中可以看出其活动均相互关联共同参与如国际档案理事会ICA/ SUV下属的科学档案分委员会活动、美国档案工作者协会的科学与技术和医疗与健康工作组活动和澳大利亚档案工作者协会的科学与技术和医疗档案专门小组活动。越来越多的科研文件和档案管理研究者介入到国际科学理事会和国际科技信息理事会科技信息政策委员会的学术活动中与图书和博物机构共同制定全球的科学与文化数字资源保护与利用对策和合作性服务规划。科研文件和档案的长久保存和可持续利用问题是科学领域、文件档案管理领域、信息领域和IT领域共同关注的全球性问题从国际视野出发制定全球性对策是未来研究的趋势。

第二基于最佳实践的科研文件和档案规范化管理趋势。国外研究揭示科研技文件管理逐渐被纳入科研活动及其管理过程越来越多的科研机构制定有科研文件管理规划和科研档案管理最佳实践指南采用ISO15489及其系列标准指导文件管理采用OAIS 参考模型指导档案数字资源长久保存与利用是较为成功的经验。

第三业务驱动的科研文件和档案管理趋势。强调服务于科研业务活动及其管理给其带来如下受益如信用支持、审计支持、绩效支持、质量支持基于证据的学术规范治理科研项目治理等。

第四科研档案利用的数字化和网络化社会服务趋势。如澳大利亚从二十世纪八十年代就开始研究如何将澳大利亚的科学遗产提供利用在二十世纪九十年代便成立了澳大利亚科学档案项目组建立起形成者、保管者和利用者间的合作框架确保澳大利亚科学档案和以科学为基础的医疗和技术档案的保护和利用。美国也开展有以科学家、科研项目和科研机构及基金会为对象的科研档案利用数字化和网络化社会服务项目。

第五建立跨学科和跨领域的科研文件和档案管理动态联盟趋势。从载体长久保存转向证据和诚信保证及责任承诺保证文件和档案的真实性、可靠性、完整成套性和长久可用性将科研文件、档案管理纳入科研活动及其管理效率、效益和效能提高的信息系统和数字化管理工程提高科研项目管理的整体水平及管理能力。

参考文献:

①③ AroveliusRenata. Archives of ScienceAn International Perspective and Comparison on Best Practices for Handling of Scientific RecordsThe 15th International Congress on Archives. www.widen2004.ica.org. Accessed2007-4-9.

②⑤ 课题从6个途径开展了国外科研档案管理的调查:(1research recordsresearch archives”题名检索ProQuestWeb of Science 数据库。2国际档案理事会ICA、国际文件基金会IRMT、国际文件管理工作者协会ARMA、美国SAA、英国SOA、澳大利亚ASA、加拿大CAA档案工作者协会网站上有关出版物、学术刊物和学术活动中有关档案管理标准和科研与科技档案管理研究的调查。3美国、英国、澳大利亚、加拿大、新西兰国家档案馆网站和ISO网站有关档案管理标准和科研与科技档案管理研究的调查。4 ISOTC46/SC11/WG5 ISO15489 文件管理工作组专家访谈。5相关科研信息管理规范和科研最佳实践典型案例研究。6相关学术研讨活动及研究项目进展调查。

④ McCarthyGavan and SherrattGavanMapping Scientific Memoryunderstanding the role of record- keeping in scientific practiceArchives and Manuscriptsvol.24no.1May 1996.

 作者单位中国人民大学信息资源管理学院