国外科研文件管理制度典型案例研究及借鉴

日期:2015-12-07 出处: 《北京档案》2014年第8期 作者: 钱澄 安小米 郝春红 董宇

摘要:文章选取国外科研机构、科研基金会和协会、高校三种类型机构的七个典型科研文件管理制度作为案例研究,从科研文件管理的责任链关系、管理驱动因素、资源特点、文件管理环节要求、电子环境下的科研文件管理五个方面对案例内容进行了系统分析,借鉴国外经验对我国科研文件管理制度的改进提出了几点建议。

关键词:科研文件管理 文件管理制度 国外案例研究

Abstract: This article chooses seven typical research records management policies from three types of foreign research organizations (research agencies, universities, research foundation and association) for case study. Five aspects of research records management are systematically analyzed in terms of the responsibility chain, the driving forces, the characteristics of the resources, the requirements of records management processes and the research records management in electronic environment. Based on the studies, suggestions for improving the institution of research records management to China are given.

Keywords: Research records; Records management; Case study abroad

一、前言

        科研文件作为科学研究活动的记录,记载整个科学研究过程和成果,其管理得当与否直接影响科研文件档案的有效利用。在国外,科研文件的概念覆盖文件的全生命周期,包含科研档案,科研档案仅是其中需要永久保存的部分[1],科研文件的使用要比科研档案广泛和普遍得多。因此本文选用“科研文件”的概念来进行国外的相关研究。

科研文件管理制度体现政策规范层面对科研文件管理各个环节提出的要求,通过对国外科研文件管理制度的研究可以从一个侧面反映国外科研文件管理的现状,总结国外科研文件管理体制、模式和特点,从而为我国科研文件档案管理制度的制定提供借鉴和参考。

目前国内对国外科研文件和档案管理的较少研究中,安小米曾在2007 年进行过中外科研档案管理的比较研究[2],从宏观的层面分析与比较国内外科研文件管理现状,并提出面向知识管理的国家科研项目文件管理体系[3]。但目前的研究尚缺乏对国外典型科研文件管理制度的深入解析,且相关的文献发表时间较早。

本文从制度层面入手,采用案例研究法,选取国外科研机构、科研基金会和协会、高校三种类型共七个典型案例,对其科研文件管理制度进行深入系统的文本聚类分析,在此基础上试图得出可供国人参考的文件管理机制、模式、方法的借鉴

二、国外科研文件管理制度经验分析

基于代表类型清晰、时间较新、资料翔实、信息可获取的案例选择原则,科研机构选取了BTI(博伊斯汤普森植物研究所)[4]NIH(美国国立卫生研究院)[5]NASA(美国航空航天局)[6][7]共三个机构;科研基金会和科研协会选择了NSF(美国国家科学基金会)[8]JISC(英国联合信息系统委员会)[9]共两个机构;高校选择了牛津大学[10]和西英格兰大学[11]共两个机构。

从责任链关系、驱动因素、资源特点、文件管理环节要求、电子环境下科研文件管理五个方面比较得出了国外科研文件管理制度的以下经验。

(一)责任链关系

        通过分析七个机构的文件管理责任者及相应的责任总结责任链关系。

        NASA:信息主管(CIO)代表管理和机构方履行文件管理功能责任的监督和管理,负责经济有效管理的活跃持续项目的建立与维护,并指定一个机构文件官来监督机构文件管理项目;中心主任和中心业务主任确保文件管理项目有效执行并任命中心文件管理者和中心重要文件管理者;NASA 中心信息主管确保电子文件管理的实施符合相应条款,同时确保文件管理和档案功能嵌入到新的或有重大修改的信息系统的设计、发展和实施当中;总部办事处负责官员、NASA 中心理事会管理者、计划和项目管理者负责在各自的机构中确保NASA 文件管理功能的执行,任命和培训组织联络官,确保生成和保存文件符合政策要求。

       BTI:产生BTI 的研究或协议数据的任何人,包括终身聘用的职员、博士后研究员、学生、协议人员、合作者、实习生、退休人员和访问学者。

       NIH:研究组每一位成员对他自己的研究文件负责,主要研究者对实验室的文件承担最终的责任。

       NSF:研究者和组织机构作为科学工程社区的成员对其他研究者提供结果、数据、汇集。

       JISC:责任人包括研究过程涉及的人员、研究生及其导师、负责支持研究过程的人员。这三类人员负责以下三项责任——维持整个研究项目生命期的官方文件;与机构文件保管政策一致,决定个人研究项目的文件保管期;维持研究文件的制度“档案”,尤其是研究数据。首席研究员负责研究项目产生的所有文件的准确、完整、安全。

        牛津大学:研究者的责任包括研究相关的研究数据和文件的收集、存储、使用、再利用、获取、保留或销毁要记录清晰的过程;当研究者完成研究或从学校离开、退休时,要对他们的数据计划有持续的保管工作,并与院系领导达成一致;确保与研究数据和文件管理相关的要求是满足基金机构或管理机构或学校签订的研究合约条款的。学校的责任包括提供研究数据和文件的存储、备份、寄存和保管服务和设施的获取;提供给研究者关于研究数据和文件管理的培训、支持、建议;为负责提供这些服务、设施和培训的操作单位提供必要的资源。

西英格兰大学:一般为主要负责人,当研究团队工作完成或当团队领导者更替时学校指定保管人负责。

上述案例的比较得出各机构科研文件责任者总的来说有两类——研究者和该组织机构。两类型责任者的责任链关系见图1。二者共同保证科研文件的管理合乎相关规定、合同、条款等,保证研究成果共享。另外,研究者负责科研文件的收集、存储、使用、再利用、获取、保留或销毁等文件全生命期的记录和管理以及当离职等情况发生时做好交接工作,确保数据计划的持续性。组织机构做好相应的支持和服务工作。

(二)驱动因素

        从“为什么管”的驱动因素分析七个典型制度。

        BTI:支持项目的持续进行;授权机构与基金会要求;竞争。

        NIH:对数据分析、出版、合作、同行评议以及其他研究活动是必需的;符合对科学行为指导的政策、标准要求;证明知识产权;防止研究不端行为的错误指控。

        NASA: 生成和保存文件来保护政府和个人法律和财政权利;鉴定、挑选、保存和保护文件来确保紧急事件发生时机构能够持续运行,保护机构人事和资产;保护电子文件可信;无论形式和媒介,全生命期有效管理文件来便利机构项目和管理任务;根据法律和制度规定来保存和处置文件。

        NSF:保护个人和学科的权利;结果的有效性;收集的完整性;保护研究者的合法利益。

        JISC:证明好的研究实践,增强研究证据的可靠性;保护研究者和机构免除研究行为不端的指控;向审计方和研究赞助者证明资源的有效管理;保护个人和机构的知识产权;表明遵从法律、规章和其他要求。

        牛津大学:高质量研究和学术完整性的基础。

西英格兰大学:示范好的研究实践,增强研究根据的可靠性;避免研究者和机构研究行为不端;给审计员和外部赞助商示范有效的实践和过程;保护个人和机构知识产权;示范遵从法律和规章;为再利用数据创造潜力,来最大化投资的回报;便利机构或国家典藏的寄存。分析三类机构科研文件管理驱动因素大致可以分为三个层次,各层次的构成内容及关系见图2

最里圈针对信息资源本身,保证信息本身的完整、真实、可靠;中间层次针对信息活动,科研文件管理是科研活动持续进行的保障,是记忆延续的必要条件;最外层针对科研文件管理活动,可用PEST 分析法归纳。政治方面,法律规章制度要求进行科研文件管理;经济方面,科研文件管理有利于实现数据再利用,产生二次经济价值;社会方面,科研文件管理得当也有助于提高学术竞争力,扩大学术影响;技术方面,能保护作者的知识产权和其他合法权益。

(三)资源特点

        典型机构政策中对科研文件资源的属性认识大致根据特点分为资产、凭证、数据、知识产权。资产观的代表是西英格兰大学,其科研文件管理的目的之一就是使数据再利用创造经济价值;凭证观最为普遍,体现了文件档案信息本身的凭证价值;数据观突出资源形式多样和相对零散性,NASA NSF 都是数据观的典型;知识产权观强调科研文件对于维护研究人员知识产权的重要性。

(四)文件管理环节要求

        产生:主要是对产生科研文件的要求:应清楚、完整、真实、可靠。这样才能实现科研文件对科研活动的积极影响。

        保存:强调科研文件保存环境的安全性、不同媒介与存储环境的相适性,保证文件内容可持续存取。

        利用:由于科研文件部分内容的保密性和特殊价值性,因此利用环节的要求突出“控制访问”。经确认有权限者才可访问相关内容。

        共享:NSF(美国国家自然科学基金会)强调研究结果的传播与共享,鼓励研究者和基金被授予者在合理时间段内不增加成本地进行数据共享。一些特殊的机密的信息发布需要注意保护个人隐私。牛津大学强调数据共享在符合伦理的、开放获取的原则下进行。

(五)电子环境下的科研文件管理

        在电子环境下,出现了不少科研文件的新型载体类型,如BTI 的数据库形式,NIH 的电子笔记本,NASA 的在线指令信息系统。BTI 在将数据库作为实验笔记的一种补充形式的同时,指出数据库在长期可追溯性、日期签名和缩写、见证人、更改控制和安全性都有缺点。

        NIH 的电子笔记本是一个电子文件生成、存储、检索和共享的系统,就系统能力和复杂性来说,可以是文字处理、电子表格等的普通系统,也可以是用于验证的特殊的商业系统。

        NASA 的在线指令信息系统按照主题分类存储了NASA 历史上所有文件,用户可以方便地进行查询和利用。

        JISC 强调其电子文件的组织应与机构标题、分类、索引的相关协议一致。机密的电子文件应进行特殊安全保护。对于非集中式管理的电子文件,相关人员要进行备份处理。

三、国外科研文件管理制度经验借鉴

       通过对国外三类机构科研文件管理制度的比较研究,可以得出国外科研文件管理制度设计的要素包括四个方面:管理机构的目的及动因、管理主体及其责任机制、管理客体及其资源特征定位、管理活动及其过程要求。各要素的关系见图3。总结出以下四点可供我国科研文件管理制度改进的借鉴经验:

(一)  明确科研文件的资源特征及其定位

        科研文件具有凭证性、知识产权性、数据性、资产性等资源属性特征,这些特征是同时存在并发挥作用的,不同性质的机构,机构目标不同,所关注的资源属性有所不同。因此,机构制定科研文件管理制度时需要结合其战略目标,明确科研文件形成的类型,以未来用途和服务对象为目标,找准资源定位,有针对性地提出资源保管与利用要求。

   (二)明确管理动因

        将为什么要管理科研文件的动因清楚阐释,制定的制度才能更好地被理解和落实。如图2 所示,科研文件管理活动的动因分为三个层次。我国制定科研文件管理制度时可以参考这样一个动因框架找出本机构科研文件理论探讨管理的主要目的和想实现的目标,形成目标导向管理的活动要求和资产类型要求。

   (三)责任机制完善与保障

科研文件管理制度设计中应该明晰科研文件管理责任者及其责任要求,并根据机构文件管理人员的设置情况将责任进行相应地细化,如NASA 的科研文件管理责任细化到十二种责任人及其相应责任[7]

   (四)科研文件电子方式管理

        科研文件信息的电子化查询成为一种趋势,机构在建立自身的电子数据库或电子系统时要保证数据的安全性,并设置访问权限,对不同身份的用户提供不同层级的查询利用服务,并及时进行灾难备份、异地备份等。

   本文为中国人民大学研究品牌项目(项目批准号:10XNI019)的研究成果之一。

参考文献

[1] 安小米.国外科研文件和档案管理研究[J].北京档案,2007(5):40.

[2] 安小米.中外科研档案管理的现状比较及借鉴[J].中国档案,2007(8):60-61.

[3] 安小米.面向知识管理的国家科研项目文件管理体系:模式分析与模型建构[J].图书情报工作,2011(14):97-102.

[4] Boyce Thompson Institute. BTI Guidelines forkeeping research records.2008.[2013-10-18]. http://bti.cornell.edu/pdfs/hr/hrpolicies/Lab_Notebook_Policy_GRRs.pdf

[5] National Institutes of Health.Guidelines for scientificrecord keeping in the Intramural Research Program at the NIH. 2008. [2013-11-16].http://sourcebook.od.nih.gov/ethic-conduct/Conduct Research 6-11-07.pdf

[6] National Aeronautics and Space Administration .NPR 1441.1D—NASA Record Retention Schedule.2003.[2013- 11- 16].http://nodis3.gsfc.nasa.gov/npg_img/N_PR_

1441_001D_/N_PR_1441_001D_.pdf

[7] National Aeronautics and Space Administration .NPD 1440.6H—NASA Records Management.2008.[2013- 11- 16]. http://nodis3.gsfc.nasa.gov/displayDir.cfm?Internal_ID=N_PD_

1440_006H_&page_name=main&search_term=npd 1440.6h.

[8] National Science Foundation.Dissemination and Sharing of Research Results. 2013.[2013-11-16]. http://www.nsf.gov/bfa/dias/policy/dmp.jsp

[9] Joint Information Systems Committee. Guidance on Managing Research Records. 2007. [2013-11-16].http://tools.jiscinfonet.ac.uk/downloads/bcs- rrs/managing- research-records.pdf

[10] University of Oxford. Policy on the Managementof Research Data and Records.2012.[2013- 10- 18]. http://www.admin.ox.ac.uk/rdm/managedata/policy/

[11]University of the West ofEngland.GuidanceonManaging Research Records for Staff and Students.2010.[2013- 10- 18]

作者单位:1.中国人民大学数据工程与知识工程教育部重点实验室2.中国人民大学信息资源管理学院3.北京石油化工学院经济管理学院