朱元璋与明代文书档案管理

日期:2015-12-28 出处: 《兰台世界》,2013年第10期 作者: 王炜

 

明朝时期开国皇帝朱元璋对文书档案的管理非常重视,他深谙治乱之道,在其即位后就非常重视礼乐的重要性,重视修明典章及编史修治工作,特别注重加强及完善自秦朝、汉朝以来的文书档案工作的修订与制度建设,最终使得这项制度在明朝的政务工作中起到了举足轻重的作用。朱元璋在建立明朝政权过程中就非常重视文书及档案的搜集工作,并深刻认识到只有了解到当时的政治、经济、文化等方面的内容后,才能借鉴有益的经验并制定出与之相符合的策略及规范。在明朝建立初期,朱元璋便开始着手整理全国的税赋,同时推行户贴制度,并在人口普查的基础上编制赋役黄册,成为了当时征收摇役税赋的重要依据。朱元璋重视对文书档案的管理,这些典籍对其取得政权及以后的稳固,经济的稳定与发展,各种制度的顺利推行有着重要作用。同时,这也奠定了明朝档案工作在中国档案史中的地位,有力地推动了中国文书档案工作的发展。

 一、朱元璋对文书档案的保护与利用

明王朝建立以后,朱元璋分析总结了各朝各代治国的经验,尤其对文书档案的管理工作相当重视,并采取了一系列积极的措施进行管理与整理。朱元璋曾多次卜令搜集元朝时期的多种档案材料,并鼓励前朝将领携档案投诚。例如,至正二十六年,明朝大将徐达率领军队围攻被当时元朝将领控制的淮安城,在强烈的围攻卜,张士诚为了讨好徐达便献出了淮安城的多种档案及图籍。明朝政权建立后,朱元璋建立了更为优厚的关于投降元朝将领的措施,当时的元邓州守将董卓及刘毅曾献出其所辖地区的档案及簿籍,最后还将董卓留任元邓州官职。朱元璋还非常重视保护及收集前朝中央机关的档案及文书,根据《明太祖洪武实录》中记载,至正二十八年,明军攻下元朝都城后,朱元璋立刻颁布了“布条十事,其中一项就与文书档案的管理密切相关。朱元璋命令徐达、常遇春等将元朝时期国子监、太史院内的档案、典籍、地理、仪象等完整地收集起来。《明史·徐达记》中就记载了徐达攻入元都后,立刻查封了府衙内的典籍,并令千余人守护府门。朱元璋起初还依靠他的夫人协助整理档案典籍等,同时根据《明太祖洪武实录》中的记载,朱元璋还非常重视记载自己活动的档案的搜集及完善,他本人都有一个记日记的好习惯。朱元璋在元至正二十四年自封为吴王,并专门设置有记录其活动的起居注官。另外,他还专门设置了太史监,主要任务是系统地记载明朝政权的各项事务及活动。

明朝时期,统治者对文书档案管理工作非常重视,从太祖朱元璋到熹宗朱由校十五代皇帝,共修订了十三部实录,并利用档案文书材料专修了地方志,共编修了近三千种地方志书。明太祖朱元璋即位不久便诏书天下编写地方志,以使其功业永垂不朽。当时掌管军政的都督府设有照磨,主要负责军事方面的文书档案管理工作。朱元璋还对本朝中的钱粮、户籍、地理等内容的档案非常关注,并注重其保管工作。他善于利用文书档案的编撰工作来教育其臣僚,如洪武六年,朱元璋就命令宋濂编撰了《宗藩昭鉴录》,该书是以总结前朝历史教训为目的,并以其训诫或教育当朝臣僚们的行为。随后又颁发了《祖训录》以明确藩王的权利及义务。为了进一步加强与巩固政权及在思想上对臣僚的控制,朱元璋还利用档案文书等材料编写了教本《明大浩》,以教化臣民。这就是朱元璋以档案为教本来教化臣民的典故,同时也是其利用档案文书进行政务管理的重要表现。另外,朱元璋还善于利用铁券档案来强化其对臣民的统治,利用该档案作为奖励功臣及记述其功勋的重要凭证。

二、建立及完善文书档案的规章制度

朱元璋非常重视务实的文风改革,同时变革公文处理机构,废除了长达一千多年的宰相制度,建立了内阁制度并使其成为处理公文的重要机构。内阁制度的形成确保了政令的畅通,大大提高了公文的处理效率。朱元璋还积极推行公文档案的制度化变革,一方面强化了中央的集权统治,另一方面也提高了其运作效率。明初对公文还建立了公文制度立法,建国不久朱元璋就制定了《大明律》,其行政法对公文作出了明确的规定。朱元璋认为整治吏治的问题,关键“莫过于贪墨,所以,一旦发现贪墨的官吏,便将其绳之于法。朱元璋在加强明代档案文书制度建设方面,首先继承了元代的照刷文卷制度,洪武二十六年,他还专门颁布了照刷文卷的实施办法,对照刷的时问、范围及用语等进行了规定。同时,对于立卷不规范、时间不清楚而影响问题的实质性调查,则要根据问题的情节来确定其罪行。这种制度有助于考核官员的政务处理能力,同时也有助于对文书档案工作的全面考察。这将带动文卷档案事业的进一步发展与完善。朱元璋还专门在宫殿中建立了大本堂,专门用来收藏元朝遗留下来的文书档案,并由秘书监负责管理。定都南京后,朱元璋即刻命令在奉天东门设立文渊阁,作为宫廷藏书的主要藏所,同时还是皇帝讲读的地方。

为了加强中央对地方政府的管控,朱元璋还制定了文书行移勘合制度,这将有效防止地方官员乱发文书。这里的勘合指的是用簿册合空纸之半,且在上面编写相应的字号,并用内务关防印对其进行识别。这种制度的实行将有助于加强中央政权对地方各个衙门的控制,防止它们擅自行移,发生危害人民利益的现象。明朝受元朝文书风格的影响,比较盛行文犊主义,行移相当复杂,官吏起草的文书非常庞杂。朱元璋针对该问题提出“立法贵在简洁,当直言理明。若一事两端将给奸贪的官吏以可乘之机。他还知道,处理行政事务与行军作战类似,一定要讲究效率,这就需要大臣的奏折要秉承直言及切于情事的风格。为此,他制定了案犊减繁的方式,并即刻颁发给各衙门遵照实施。朱元璋还制定了严格的法律保护制度,以确保文书档案的安全。其明确规定“凡是弃毁制书者及起船符验者斩首,凡弃毁官文书者,则杖罚一百,对规避者从重处罚对弃毁、遗失官文制书、圣旨、印信则杖罚七十。同时,对遗失涉嫌军事机密及所需粮铜公文者处罚尤为严厉,规定弃毁军情者处以绞刑,并规定,对以上犯罪者知而不举,则与犯人同罪。以上法律规定及相关措施对公文的安全及维护政治秩序有着重要的作用。

在朱元璋30多年的帝王生涯中,明朝政治清明,吏治焕然一新。由于文书档案是封建统治者统治的重要工具,因此,建立与之相适应的档案制度对于解决当时的实际问题及提高行政办事的效率、封建政权的巩固有着非常重要的作用。明朝的文书档案工作机构主要有中书科、制敕房及诰敕房三个部门,中书科主要负责起草诏诰文书,直接隶属内阁。制敕房主要负责抄写诏书、外国文书等重要机密性的文件。诰敕房主要是负责翻译国外文书、兵部记功簿等。洪武年间,朱元璋还针对乱印发文书的官吏进行了严厉的整治,并将工部尚书凌迟处死,这样就有效遏制了明朝初期出现的系列繁文缛节性的规定。朱元璋还颁发了天下司文的“移纸式,规定根据不同的衙门级别使用不同的用纸形式。为了提高文书的写作及处理效率,朱元璋还对公文的字体进行了规定,提出了不准使用浮贴及在错误处要用印章压盖等。朱元璋还专门对文书书写进行了严格的规定,对于违规者都将进行严格的处罚,同时在文书的撰写、修改过程中还形成了系列有着不同意义及规定的符号,这对以后的校对及修正工作有着重要意义。朱元璋通过上述系列的工作,初步建立了明朝时期的档案工作及其机构的设置。

参考文献

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[2]范如霞.朱元璋与明朝文书档案事业的发展[J].福州师专学报,2002(8).

[3]赵艳昌.论清入关前的文书档案工作[J].东北史地,2007(6).