关于2013年度档案归档的通知

日期:2014-03-06 出处:档案馆 作者:张晶晶 阅读次数:

 

各部门:

为切实做好2014年归档工作,确保学校2013年各项工作中形成的档案材料完整归档,实现规范化、科学化管理,现就有关事项通知如下: 

一、归档范围 

1.各单位文件材料收集归档的具体范围,请按照《北京工商大学档案管理办法》中归档范围和保管期限表执行。凡201311日至1231形成的、属于归档范围的文件材料都要收集归档。  

2.各单位2013年度举办的重大活动、重要工作形成的具有保存价值的各类文件材料,均要收集归档,其中文件材料较多者的,按活动、工作项目立专题卷,具体操作要求按照《北京工商大学关于“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法》执行。  

3.学校各部门反映学校历史真实面貌的实物,包括各类奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;公务活动中获赠的纪念品;上级领导、知名人士的题词、字画等;本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章。

二、归档要求及注意事项 

1.凡应收集归档的文件材料,各单位要努力做到文件材料完整、准确、全面。 

2.收集归档的各类文件材料都应是原件,复印件及传真件等一般不能作为归档文件材料。依据性、凭证性文件材料的印章、签名等要素必须齐全、清晰。各类文件材料用纸、书写墨迹等要规范、标准,确保文件材料的有效性。  

3.各归档单位兼职档案员将文件材料收集齐全并进行初步分类之后,应先通知档案馆老师指导验收,准确无误后再进行分类预立卷,编写页号,打印(或填写)卷内目录和案卷移交目录。 

4. 收集归档的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料。纸质文件材料整理立卷的具体操作要求按《北京工商大学档案管理办法》执行。电子文件的收集、归档,具体要求请参照《北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法》。

5.请各部门兼职档案员亲自报送档案材料。  

三、归档时间 

全校归档时间截止到630,请各单位在规定的时间内按时立卷归档。 

业务指导: 张晶晶     电话:68984662

    址:阜成路校区教二楼102   

特此通知

附件:1. 北京工商大学档案管理办法

2. 北京工商大学关于“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法

3. 北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法

4. 案卷移交目录

                              档案馆

                                                              201436