关于2014届毕业生照片档案归档工作的通知

日期:2014-06-03 出处:档案馆 作者:张晶晶 阅读次数:

 

 

 

 

各学院、相关部门:

学生的毕业照片档案是学校档案的重要组成部分,为更加完整地保存毕业照片档案,根据《北京工商大学档案管理办法》、《北京工商大学“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法》,请各学院、相关部门协助档案馆做好2014届毕业生照片的收集移交工作,现将具体事宜通知如下:

一、归档内容及移交部门:

序号

归档内容

档案移交部门

1

2014届本科生毕业合影照片

各学院

2

2014届研究生毕业合影照片、学历证书照片

研究生部

3

2014届本科生学历证书照片

教务处

注:1、往届毕业生毕业合影及学历证书照片也可提交。

        2、各学院也含继续教育学院、国际交流与合作处等有学生的部门在内。

        3、各部门组织的培训班、证书班的合影也在归档范围

二、归档要求:

(一)纸质照片和电子版照片均需归档并附上文字说明,毕业合影的文字说明应包括拍摄时间、地点、院(系)名称、专业名称以及班级名称等(纸质版合影如照片上无题字说明需在反面附上说明)。

(二)纸质照片归档时需填写《归档文件目录》(附件1)和《案卷移交目录》(附件2),电子版照片需填写《北京工商大学电子文件目录》(附件3)和《北京工商大学归档电子文件移交登记表》(附件4)并以光盘或U盘的形式拷贝后移交档案馆。

三、归档时间

请各相关单位认真做好上述归档材料的收集、整理、立卷、归档工作,并于2014930日前由各部门档案员移交到档案馆(教二楼102室)。

联系人:张晶晶             联系电话:68984662

附件:

1归档文件目录

2案卷移交目录

3北京工商大学电子文件目录

4北京工商大学归档电子文件移交登记表

                                                                                                                                                       档案馆

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