关于2015年度档案归档的通知

日期:2016-03-07 出处:档案馆 作者:张晶晶 阅读次数:

各单位、各部门:

为切实做好2016年档案归档工作,确保学校2015年各项工作中形成的档案材料完整归档,实现规范化、科学化管理,现就有关事项通知如下: 

一、归档范围 

(一)各单位、各部门文件材料收集归档的具体范围,请按照《北京工商大学档案管理办法》中归档范围和保管期限表执行。凡201511日至1231形成的、属于归档范围的文件材料都要收集归档。  

(二)各单位、各部门2015年度举办的重大活动、重要工作形成的具有保存价值的各类文件材料,均要收集归档。其中文件材料较多的,按活动、工作项目立专题卷,具体操作要求按照《北京工商大学关于“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法》执行。  

(三)各单位、各部门反映学校历史真实面貌的实物,包括各类奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;公务活动中获赠的纪念品;上级领导、知名人士的题词、字画等;本单位、本部门自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章,都要收集归档。

二、归档要求 

(一)凡应收集归档的文件材料,各单位、各部门要努力做到文件材料完整、准确、全面。 

(二)收集归档的各类文件材料都应是原件,复印件及传真件等一般不能作为归档文件材料。依据性、凭证性文件材料的印章、签名等要素必须齐全、清晰。各类文件材料用纸、书写墨迹等要规范、标准,确保文件材料的有效性。各单位、各部门档案员应按照收集原则和重点并根据归档范围,在平时积累组卷的基础上,收集文件材料,详见附件《文件材料收集注意事项》。  

(三)各单位、各部门档案员将文件材料收集齐全并进行初步分类后,应先通知档案馆老师指导验收,准确无误后再进行分类预立卷,编写页号,打印(或填写)卷内目录和案卷移交目录。 

(四)收集归档的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料。纸质文件材料整理立卷的具体操作要求按《北京工商大学档案管理办法》执行。电子文件材料的收集、归档,具体操作要求按《北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法》执行。

(五)请各单位、各部门档案员亲自报送档案材料。  

三、归档时间 

归档时间自本《通知》发布之日起,至530日止。请各单位、各部门务必在规定时间内完成立卷归档。 

业务指导:张晶晶     电话:68984662

    址:阜成路西校区教二楼102   

 

特此通知。

 

附件:1.北京工商大学档案管理办法

 2.北京工商大学关于“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法

 3.北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法

 4.文件材料收集注意事项

 5.案卷移交目录

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