北京工商大学档案归档验收办法

日期:2013-09-17 出处: 档案馆

一、接收档案:

1. 每年16月份接收上一年档案。(若有部门未按时上交,应及时催交)。

2. 招生录取底册、学生成绩册、优秀论文、科研成果及基建项目等档案要注意按《北京工商大学管理办法》中各类档案的归档时限上交。

3. 必收档案:1)学校年度基层报表;

                       2)党委暨校长办公会记录、纪要;(带发文稿纸);

                       3)全年的学校党委、行政、校办发文;

                       4)带发文稿纸的党委、行政发文,由拟稿部门组卷上交;

                       5)学校对外信函;

                       6)党委理论中学组学习记录;

                       7)学校有发文权限部门的发文;

4. 校办、纪检、审计、组织、人事、科研、基建、后勤、保卫、工会、教务、研究生、继续教育等重要部门的档案要及时催交。

二、检查验收档案

1. 各立卷部门要按照学校制定的《归档范围》中所列项目,检查归档是否齐全、完整。

2. 检查案卷质量,主要看卷内文件是否齐全完整,请示与批复是否齐全,金属物是否剔除,是否存在铅笔现象。

3. 检查卷内文件页号、卷内目录和备考表的填写是否规范。

4. 卷内文件纸张要整齐一致,对过大或过小纸张必须折叠粘贴、装订牢固。

5. 立卷部门根据卷内文件内容按要求拟写案卷题名,一般不超过50字。

6. 填写移交目录,办理移交手续。

三、未通过验收,要及时采取以下补救措施

1. 对归档文件材料不齐全的要进一步查找,在归档期限内补齐。

2. 如确因客观原因无法弥补的,由兼职档案员写出情况说明,并经部门主管领导签字盖章后送交档案馆,作为补充说明材料归入档案。