北京工商大学档案馆目前容纳了北京工商大学、原北京轻工业学院、原北京商学院、原机械工业管理干部学院四个全宗二万余卷档案，主要分为党群、行政、教学、科研、基建、外事、财会、设备、实物、出版、声像十一大门类。
档案主要来源于学校各部门、学院（系）行使职权、处理工作中所形成的各种文件、或教学、科研等业务活动中积累的资料。由上述单位和部门把各自工作中形成的具有保存价值的文件材料及各种载体的资料定期向校档案馆移交，经过整理组卷，编码排列，成为可以提供查询利用的档案。这些档案材料，真实地反映了学校各时期的面貌，对于学校编史修志、以及当前行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工个人利益，具有重要的借鉴、参照或凭证作用。
北京工商大学全宗：1999年6月，学校组建合并以后，设置学校档案馆为副处级行政单位，机构和人员由北京轻工业学院院办档案室和北京商学院院办档案室合并而成。2002年机构改革后，因编制原因，学校档案馆改为档案室，为学校办公室的下设科室。2008年11月，学校根据发展需要，恢复成立了档案馆，为正处级教辅单位。它既是本校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。截止到2014年底，共有馆藏28851卷，案卷排架长度为
（一）党群档案
主要有学校代会的会议文件、学校办公会会议记录、党委工作计划、报告、总结、决定、办法、指示、批转、通报、通知、工作简报、统计报表、启用印章的文件和印模等材料，纪委主要有纪委工作计划、报告、总结、大事记、调查材料及重要统计、规章制度、处分及来信来访材料等，组织主要有组织工作计划、总结、大事记、决定、报告、调查、副处级以上干部任免、名册、调动材料、入党、退党材料、各类统计报表等材料，宣传主要有宣传工作计划、决定、总结、大事记、思想政治工作材料、上级关于宣传工作的文件等材料，统战主要有统战工作计划、总结、决定、报告、大事记、各级人大代表、政协委员名单、统计报表等材料，工会主要有工作计划、总结、报告、决定、大事记、统计、会员代表大会和教代会文件、表彰先进等材料，团委主要有团委工作计划、总结、大事记、规章制度、团代会及学代会文件材料、奖惩材料等。
（二）行政档案
主要有学校工作计划、报告、总结、规章制度、统计报表、上级批复、启用印章的文件及印模、评估材料、历史沿革、上级有关高校行政管理的综合文件等材料，人事主要有人事工作计划、总结、报告、大事记、会议记录、调查材料、规章制度、机构调整材料、教职工奖惩、职称评定、考核及调动材料、干部任免材料、工资管理材料、职工工资名册人事统计报表等，监察、审计主要有工作计划、总结、大事记、统计报表、工作文件、专项、干部离任审计工作等材料，武装、保卫主要有工作计划、总结、大事记、报告、会议记录、请示批复、统计报表、规章制度、调查报告等，后勤主要有师生员工健康状况调查材料、统计表、工作计划、总结、大事记、规章制度、计划生育、义务献血材料等，档案、图书主要有工作计划、总结、报告、大事记、规章制度、统计报表等。
（三）教学档案
主要有教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法，学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、统计报表、教学检查、评估等材料，学科与实验室建设材料，招生的有关材料，各界学生的学籍管理材料。课堂教学与教学实践材料，学生学位材料，毕业生材料和教材等。
（四）科研档案
主要有科研行政、计划、成果、经费管理的文件材料、申报科学基金及有关批复，科研项目准备阶段的任务、合同和协议书、专家评审、鉴定材料、课题总结、论文专著、设计的文字说明和图纸、数据处理材料、实验、测试、观测和调查的各种原始记录等，科研成果阶段形成的登记表、报告表、奖励申报与审批材料、获奖材料、专利申请书或证书原件或影印件等。
（五）基建档案
主要有学校基建工作规章制度、工作计划、总结、报告等文件，基建工作总体规划、基建规划的请示、报告和批复，教学、科研、办公、学生宿舍等用房的设计、工程管理、施工、竣工验收材料，生产技术准备、试生产材料等。
（六）仪器设备档案
主要有上级关于设备方面的文件，资产处关于全校设备管理方面的文件、年度计划、总结，大型仪器设备的购置申请论证、购置合同、开箱验收报告、使用说明书、操作手册、线路图纸、技术资料等材料。
（七）出版档案
主要有出版工作的文件、学校出版工作的计划、总结，向上级的请示、批复，出版通知单、书刊和音像出版物样品等材料。
（八）外事档案
主要有外事工作文件，学校外事工作计划、总结，出国考察、访问、讲学、进修材料，外籍人员来访、来校任教材料，国际合作与会议材料，留学生材料等。
（九）财会档案
主要有上级有关财务会计工作的文件材料，财会档案移交、保管清册，本校财务计划、总结、请示批复等文件，会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等。
（十）声像档案
主要有反映学校管理、教学、研究、外事、文体活动、生产实践等方面活动的照片和录音录像材料等。
（十一）实物档案
学校及各部门获市级以上颁发的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册和光荣册，机构变更和失效的印章，上级领导及社会知名人士为学校的题词、作画，建校以来使用过的校牌、匾及能反映学校发展有纪念意义的物品，校际交往中收受的礼品等。
北京轻工业学院全宗：北京轻工业学院1958年成立初期，档案工作由院长办公室人员兼管，之后成立了综合档案室，由专人负责档案管理工作，属于院长办公室下设机构。1970年10月院办综合档案室随学院迁入陕西咸阳，所有档案资料也一并搬迁到了咸阳西北轻工业学院。1979年初北京轻工业学院在北京原址重建，院办综合档案室也随之重建，馆藏始于1979年，之前的档案存放于西北轻工业学院。现保存永久档案3506卷，长期档案2124卷，短期档案2751卷，共计8381卷。
北京商学院全宗：北京商学院的档案管理工作可以追溯到1950年初建校初期，档案工作先由院长办公室人员兼管，之后成立了综合档案室，由专人负责档案管理工作，属于院长办公室下设机构。现保存商学院时期永久档案3130卷，长期档案2057卷，短期档案318卷，共计5505卷。
北京机械工业管理干部学院全宗：机械工业管理干部学院档案室成立于1982年建校之初，属于院办的下设科室，人员为兼任。该学院当时的档案基础比较薄弱，现保存永久档案481卷，长期档案181卷，短期档案1206卷，共计1868卷。