各学院、相关部门：

学生的毕业照片档案是学校档案的重要组成部分，为更加完整地保存毕业照片档案，根据《北京工商大学档案管理办法》、《北京工商大学“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法》，请各学院、相关部门协助档案馆做好2014届毕业生照片的收集移交工作，现将具体事宜通知如下：

一、归档内容及移交部门：

注：1、往届毕业生毕业合影及学历证书照片也可提交。

        2、各学院也含继续教育学院、国际交流与合作处等有学生的部门在内。

        3、各部门组织的培训班、证书班的合影也在归档范围

二、归档要求：

（一）纸质照片和电子版照片均需归档并附上文字说明，毕业合影的文字说明应包括拍摄时间、地点、院（系）名称、专业名称以及班级名称等（纸质版合影如照片上无题字说明需在反面附上说明）。

（二）纸质照片归档时需填写《归档文件目录》（附件1）和《案卷移交目录》（附件2），电子版照片需填写《北京工商大学电子文件目录》（附件3）和《北京工商大学归档电子文件移交登记表》（附件4）并以光盘或U盘的形式拷贝后移交档案馆。

三、归档时间

请各相关单位认真做好上述归档材料的收集、整理、立卷、归档工作，并于2014年9月30日前由各部门档案员移交到档案馆（教二楼102室）。

联系人：张晶晶             联系电话：68984662

附件：

1、归档文件目录

2、案卷移交目录

3、北京工商大学电子文件目录

4、北京工商大学归档电子文件移交登记表

                                                                                                                                                       档案馆

                                                                                                                                                2014年6月3日