美国斯坦福大学胡佛研究所外景
上海市档案馆曾为筹备《外国记者眼中的中国共产党人》展览，派出专业队伍赶赴美国斯坦福大学胡佛研究所档案馆和亚利桑那州立大学档案馆查找、收集有关斯诺夫妇、史沫特莱等外国记者的档案资料，希望以此进一步充实展品。查档的过程、对方的服务以及收集到的档案成果均令人满意，令笔者感触最深的，还是美国对档案利用规则的坚守和重视。
查档：对不起，一次只能拿一盒
斯坦福大学胡佛研究所作为当今世界上最大的政治、经济和社会变革史料文献收藏地之一，胡佛研究所档案馆中国部的档案收藏始终引人注目，我们注意到前前后后有不少华裔学者进进出出，更有人在专心致志地摘抄《蒋介石日记》……根据我们事先开具的清单，工作人员从库房调出若干档案盒放在一张靠墙的桌子上。
首先让我们眼前一亮的是《我的延安笔记》。那是初到延安的海伦·斯诺——斯诺的妻子在中共全国代表会议在延安召开的间隙，与多位中共领导人促膝长谈而积累的几十本采访笔记，为日后的著作留下了丰富素材。据说，当年多亏了海伦将这些笔记本绑在随身背带里，穿越重重关卡，如今才得以展现在人们面前。
还有一份格外引人注目的材料，是海伦对毛泽东的采访记录，看着这份文献，耳边回荡着海伦在毛泽东面前的风趣谈话：“我在西安跳窗户逃出来时，身上只带两件东西，一件是您的照片，这就是我来见您的介绍信；另一件是一支口红，您可知道，它对于美国的年轻女性多么重要，遇到突发情况，几乎什么都可以贡献出去，而口红是不能丢的。”
馆方告诉我们，这里的利用者以学者为主，多数采取自行拍摄的方式翻拍档案原文。但随之问题也来了：待拍摄的档案材料多，而我们逗留的时间有限。于是，我们一行分成两组，分头查档并拍摄。就在大家准备把对方提供的案卷悉数搬到我们的桌子上时，不料一名工作人员飞快地跑来，用手势制止我们：对不起，你们一次只能拿一盒档案！我们照办了。据目测，每个档案盒里少则三四份文件，多则十余份文件，于是拍着拍着，我们又忘了“游戏规则”。每当拍完了一整盒档案，我们下意识地把两盒案卷一口气提过来时，又受到“警告”。由于我们拍摄量大，工作时间长，在不远处负责“监管”的工作人员已从一名金发女郎换成温文尔雅的帅小伙，但是监管力度始终不变。在我们辛勤工作过程中，始终有一双警惕的眼睛“陪伴”着我们。
查档，简单、便捷固然重要，但公平似乎更不可少。查阅利用档案的公平，恰恰需要“一根筋”的思维模式并通过讲究调阅档案的秩序来加以保证。
复制：需要获得授权
我们来斯坦福大学胡佛研究所档案馆的初衷，是寻找斯诺拍摄的一段关于毛泽东、周恩来等在延安活动情况的电影胶片。工作人员热心地为我们在数据库里仔细查询，终于找到一段反映延安时期的视频资料，但作者不是斯诺，而是威尔伯·J·彼得金（Wilbur J. Peterkin）。彼得金何许人也？这不能不提及抗战时期的“迪克西使团”。
1944年，蒋介石在美国总统罗斯福的压力下，不甚情愿地答应了美方向延安派遣观察组的要求。美国人给这个观察组起了个绰号，叫做“迪克西使团”。“迪克西”意指美国内战时期叛乱的南方诸州，在此暗指陕北解放区。威尔伯·J·彼得金则是观察组的第三任组长。当时，“迪克西使团”成员常常在中共军队的护送下，行进于日军封锁线后方，撰写了关于军事和社会形势及医疗条件的报告。使团在延安活动的主要成果，是向美国政府提交了大量报告，为美国制定对华政策提供了第一手材料。他们的另一成果则是拍摄了“延安使命”的视频资料。摆在我们眼前的这盘录像带印着“彼得金收藏”的字样。这段长达30分钟左右的视频资料，真实地反映了1944年至1945年延安的风土人情和军民生活，再现了“迪克西使团”在延安等地的所见所闻。有资料表明，这段视频的拍摄者可能为使团中另一位成员约翰·高林。
“如果你们需要的这段视频资料的话，我们必须征求所有者的意见，只有在获得授权的情况下，才能提供给你们。”档案馆音像部工作人员如是说，“一般需要两个星期左右的时间”。
我们已经查找到这段视频，难道还有拿不到手之理？根据我们的经验，为了避免不必要的麻烦，凡是利用档案，能查必能看，能看必能取，一般不会发生能查、但不能看，或者能查、能看但不能取的情况。但在欧美很多档案机构，有些档案的确是能查不一定能看，能看不一定能用，或许其中体现的是这样一种理念：最大限度地提供馆藏信息，是对查阅者知情权的一种尊重。但是最终能否提供利用，还得受制于某些因素，包括对档案捐赠者的尊重及其权益的保护。
利用：受到版权法的保护
在档案馆阅览室里，当我们对着被选中的众多档案资料大拍特拍时，工作人员又不厌其烦地走上前来，提醒我们在拍摄档案时，必须将其放置在有两张A3纸大小的硬纸板前，务必将硬纸板上的几行字一起拍摄，这几行字是：
“这些资料受到版权法的保护。若无美国斯坦福大学胡佛研究所的明确授权，这些材料不得进一步复制及散播。”
事实上，人们往往借着资源共享和文化传播的名义，甚至还有更加堂皇的理由，无所顾忌地复制和散播从档案馆、图书馆或情报研究部门获取的档案文献信息，殊不知这样的行为已构成对原作者的侵权。相较文献信息，影像资料的侵权现象更为严重。
当工作人员得知，我们需要彼得金“延安使命”视频资料和其他照片用于展览时，立马递上一份《胡佛研究所音像复制品订单接受条件》。条件有三：
一、拥有版权的材料的复印件或其他复制品制作，受美国著作权法保护。在一定法律规定条件下，图书馆和档案馆被授权提供复印件或者其他复制品。其条件之一，是复印件或其他复印品“不得用于私人学习、学术研究之外其他用途”。如果利用者对复印件或者其他复制品的利用超出上述合理使用范围，必须首先获得著作权人的许可。
二、未经著作权人书面的明确许可（有时也包括胡佛研究院），利用者不可将获得的复印件公布、复制或再度利用。
三、利用者应获得胡佛研究所档案馆提供的文件或档案的任何副本的版权，或者知识产权权益中包括的所有权、权利、许可。
显然，我们复制档案用作展览的需求属于“私人学习、学术研究之外的其他用途”，因此我们需要获得著作权人的许可。影像资料用于展览，类似史料公布性质，且再度的复制几乎是必不可少的，更需要获得著作权人明确的书面许可。
在回国两星期后，我们如约收到胡佛研究所档案馆传来的信息：“延安使命”的版权所有者同意提供利用了！很快，我们从网上下载了《胡佛研究所音像复制品订单接受条件》，签署后又发回胡佛研究所档案馆。此后，一切手续变得非常简单。我们获得授权，得以从网上下载所需照片。又过了十天左右，精心包装的“延安使命”视频资料通过邮寄到达我们手中。
其间，我们与胡佛研究所档案馆又进行多次沟通。对方主动询问了我们展览的性质，预计会有多少人来参观，是否需要他们提供更高清晰度的视频资料，展览时使用的设备支持哪种播放格式等等。对方服务的细致、到位令人印象深刻。
一旦确立了馆藏档案、尤其是捐赠档案在著作权法框架下运行的原则，著作权人或捐赠者的合法权益才有可能得到保证，提供档案利用的机构及其雇员和代理者，才能免于因此可能产生的索赔和损失。
收费：提供一个惊喜的价格
在胡佛研究所档案馆，原来想请对方复制我们挑选好的档案。但是对方似乎更倾向于我们自己动手翻拍纸质文献，他们则提供音像档案复制服务。在亚利桑那州立大学档案馆，由于我们需要复制的档案数量较多，档案馆方面允诺提供帮助。
我们在档案馆阅览室一坐定，工作人员就递上两份材料，一是拟复制的纸质文献、音像资料登记单，还有一张是复制各种档案的价格表，从文献复印、音像资料拷贝到各种格式的全文数字化扫描，各种服务应有尽有（除了仿真复制）。尤其当对方听说我们是将档案文献用于展览，当即推荐使用TIF格式，而不是一般的JPEG格式。而两种格式文件的不同复制价格，自然也在价格单上标得清清楚楚。
已选定复制的有关史沫特莱的档案
当挑选好拟复制的档案时，我们很平静地埋单了。此时，斯宾德勒先生出现了，他是亚利桑那州档案馆的负责人。他表示很高兴我们能使用档案馆的档案，希望这些文献和照片对我们的展览有所帮助。看着堆积得如同一座小山似的拟复制档案，斯宾德勒先生话锋一转：我会给你们一个惊喜的价格！
我们回到国内后不久，收到了来自亚利桑那州立大学档案馆要求付款的单据，斯宾德勒先生果然没有食言，他给我们打了一个七五折。
所有的事，只要按规则办，有时候就这么简单。灵活性不可或缺，但必须以原则性为前提，查档自然也不例外。