摘要：本文在对信息化背景下档案编研实践活动特征进行总结的基础上，选取具有代表性的7个档案管理机构，考察分析其档案编研信息化现状，剖析所存在的问题，并提出从制度体系、资源体系、过程管理体系三个方面构建档案编研信息化管理体系。

关键词：档案编研  信息化  管理体系

随着计算机技术和网络技术的广泛应用和普及，人类社会进入到信息时代，人们获取、加工、传递信息的方式与手段发生了根本性变化。作为信息的重要组成部分，档案信息的开发和利用方式也在悄然发生改变。档案编研作为有效开发档案信息资源、实现其参考和利用价值的重要途径，必须顺应信息时代发展潮流，广泛运用信息技术，实现档案编研工作的信息化和现代化。

一、信息时代的档案编研实践特征

信息化背景下档案编研实践活动，具有编研模式社会化、编研手段信息技术化、编研过程数字化和网络化的鲜明特征。

（一）编研模式社会化

信息时代，信息传播具有即时性的特征，人们可以通过网络快速获得信息并随时表达自己的观点。网络信息技术改变了整个社会的沟通、交流模式。档案编研工作也顺应趋势，务求保持开放包容的运作理念，走开放式社会化的档案编研开发之路。一是在编研体制上，摈弃传统封闭式编研模式，积极寻求档案馆内其他部门、其他档案部门、甚至是跨档案专业的其他单位的信息、智力、资金支持，努力形成编研部门为主导，多部门分工与合作的社会化编研体制。二是在编研内容上，扩大视野，既依托于内部馆藏信息资源，也充分利用其他社会资源，形成更具有社会利用价值的编研成果。三是编研中更注重与利用者的互动。由于网络的交互性, 才将传统的档案编研工作的单向传播转变为双向传播, 实现了编者与利用者之间的互动, 把编者与利用者的地位相对化。^[1]如此，利用者全程参与编研过程，并随时提供反馈意见，避免了编研工作的盲目性。

（二）编研技术信息化

面对数字化的档案信息资源，档案编研工作广泛应用以数字技术和计算机网络技术为核心的现代信息技术，信息化处理技术代替了传统的手工操作方式。首先，能够实现资源共享、及时交换信息、数据快速处理、提供综合信息服务的计算机网络技术在档案编研实践中得到大量应用。各级各类数字档案馆，以各种专业数据库为平台和依托，开展档案编研和网络出版活动，能够更有效实现档案信息资源的服务利用价值。其次，多媒体技术在档案编研实践中运用，改变了传统的以文字信息为主的单一信息表现模式，形成包含了文字、图像、音频、视频的多维信息组合模式，编研成果表达模式多样化。再次，档案数据库建设既是档案资源信息化建设的重要方面，也为进一步开展档案编研工作提供资源基础，由于各类目录、全文、专业数据库已经对档案信息内容进行过一定分析、筛选、加工、组合编排，能够提升进一步档案编研活动选题、选材的效率。最后，包括动态虚拟环境建模技术、实时三维图形生成技术、立体声合成和立体显示技术、系统集成技术等方面内容的虚拟现实技术（VR）能够丰富档案编研的表现形式，使观众得到更好的体验。

（三）编研过程数字化和网络化

随着档案管理活动的日益数字化、网络化，档案编研活动也将逐步实现数字化和网络化。档案编研必须跟上档案管理数字化的步伐，通过数字化的技术来开展选题论证、资料采集、文献编辑和加工等档案编研活动；数字化编研成果包含了文字、图像、音频、视频等多种信息，在形式上能够满足人们利用信息的多种需求。档案编研的网络化是在档案编研数字化的基础上，以网络为媒介，通过档案信息开发、传播、利用和反馈等编研活动全过程的网络化，实现了信息传递的时效性和信息利用的便捷性。同时，数字化和网络化也带来了编研过程中的著作权保护、信息公开与隐私权保护、数字与网络传输权等相关法律问题，^[2]需要采取控制措施，确保信息载体、内容安全，公众获取信息权与保密制度、隐私权保护之间的平衡。

二、档案编研实践的实证研究

本文选取两个中央级国家档案馆，国家档案局（中央档案馆）和中国第一历史档案馆；两个直辖市国家综合档案馆，北京档案馆和上海档案馆；一个市级（副省级）档案馆，信息化工作较为突出的青岛档案馆；两个高校档案馆，教育部直属的北京师范大学档案馆和作者所在的北京市市属北京工商大学档案馆的档案编研信息化实践作为研究样本。我国档案馆编研实践信息化程度呈现出编研模式社会化、编研手段信息技术化、编研过程数字化和网络化发展的总体趋势，但各档案馆在上述三个方面发展程度具有较大的差异性。^[3]

（一）编研模式的信息化现状及问题剖析

从编研模式上来看，编研体制方面，中央级的国家档案局（中央档案馆）基于其管理全国档案馆的地位，第一历史档案馆基于其海峡两岸共同的历史文化传承，北京、上海两大都市的档案馆基于其大都市重大文化活动丰富的优势，更容易开展与外界的合作编研，社会化程度更高，而副省级的青岛市以及高校档案馆在合作编研上则略有欠缺；编研内容上，国家档案局，北京、上海、青岛档案馆利用上下级管理关系，利用所辖档案馆资源进行编研开发利用活动较为便宜和普遍，第一历史档案馆基于其馆藏资源的特殊性（明清历史档案），专注于馆内资源开发；交互性方面，直接面向社会公众的3个城市综合档案馆，更加注重与利用者的互动，开发出与城市历史文化密切相关、引发公众浓厚兴趣的编研成果，第一历史档案馆则基于其研究历史的专业精神，在其公开的每一条馆藏目录中，开发出纠错功能。

可见在编研体制上，各档案馆尚未形成经常性、规律性的合作开发机制；编研内容上，利用馆内资源更为普遍；在编研互动方面，多从编研者角度出发揣摸利用者兴趣，开发出符合大众兴趣的成果，与利用者的互动尚有很大提升空间。高校档案馆则基于服务学校中心工作的性质，在利用外部资源上，动力不足；编研明显欠缺互动性。

表1：各档案馆编研模式信息化一览表
编研 模式	中央档案馆	第一历史 档案馆	北京档案馆	上海档案馆	青岛档案馆	北师大 档案馆	北工商 档案馆
体制 （合作开放性、社会化程度）	较高 （与各省档案馆合作）	较高 （与台湾及各地合作）	较高 （京津冀档案馆联合举办“见证抗战”档案文献展）	较高（与各级各地档案馆举办世博记忆展）	一般	一般	一般
内容 （利用外部资源程度）	较高 “中国档案文献遗产珍品展”	一般	较高 （利用区县档案馆资源开发利用）	较高 （与日本横滨都市近代化研究合作）	较高 （利用辖区档案馆资源开发利用）	一般	一般
交互性（与利用者互动程度）	一般	较高 （网络数据库纠错功能）	较高 （《档案中的北京文化》等）	较高 （《城市记忆》系列等）	较高 （《城市档案》网上论坛）	一般	一般

 

（二）编研技术现状及问题剖析

从编研手段上的信息技术应用来看，由于计算机技术、网络技术的普及，各档案馆均能运用各种办公软件开展编研活动，而且都建立了网站用于编研成果的网络展示；多媒体技术在编研活动中应用也较为普及，均设有多媒体展示区域进行编研成果的展示，其中，两个中央级的国家档案馆运用多媒体技术开发了专业的档案文献光盘库，以供利用者检索，青岛档案馆网站《视频青岛》栏目投放多个专题视频供公众欣赏；数据库技术应用方面，随着档案信息化建设的大力推行，我国档案信息化建设初具规模，^[4]各档案馆大多建成全宗目录、原文数据库，其中最为突出的是数字化工作走在前列的青岛档案馆，依托各类数据库，建成了功能强大的数字档案馆；在虚拟现实技术应用方面，青岛档案馆提供专题的网上三维虚拟展示，北师大校史馆建成启功厅、名师厅、特色厅的虚拟展示。

各档案馆虽能利用各种现代信息技术开展档案编研及开发利用活动，但总体而言，其应用仅停留在较浅层面，仅仅是将各类编研成果“平移”至多媒体设备或网站，可展示的专题内容也不够丰富多彩；虚拟展示方面，只能称得上“零星应用”，观众的网络、现场体验度也还有待提高。

表2：各档案馆编研手段信息技术化一览表
编研 手段	中央档案馆	第一历史档案馆	北京档案馆	上海 档案馆	青岛档案馆	北师大档案馆	北工商档案馆
计算机 网络技术	较高	较高	较高	较高	较高	较高	较高
多媒体 技术	较高 （《中国革命史档案文献光盘库》等）	较高 （《中国明清史档案文献光盘库》）	较高 （音频视听区----听、看档案音像制品）	较高 （多媒体视听室）	较高 （ “视频青岛”提供多个专题视频）	较高 （多媒体培训厅）	较高 （校史馆设多媒体展示区）
数据库 技术	较高	较高 （73个全宗目录数据库，朱批奏折档案数字化目录）	较高 （目录、原文数据库）	较高 （目录、原文数据库）	高 （建成功能强大的数字档案馆）	一般	较高 （四个全宗目录、部分原文数据库）
虚拟现实技术	无	无	无	无	网上三维虚拟展览（青岛：1945日军投降仪式的台前幕后）	校史馆VR展示 （启功厅、名师厅、特色厅）	无

（三）编研过程信息化现状及问题剖析

从编研过程的信息化来看：首先，档案编研信息化基础方面，即馆藏档案数字化及利用方面，我国各档案馆“初步建成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系”^[5]，各档案馆基本实现或正在推进馆藏资源数字化进程。其次，编研成果数字化方面，中央档案馆挖掘、利用馆藏档案资源，为纪录片、影片提供相关档案资料；中国第一历史档案馆利用馆藏清代档案，推出电视纪录片，编研成果数字化成绩卓然；青岛档案馆依托强大的数字档案馆资源，编研成果呈现出视频、虚拟展示等多种数字化成果；其他档案馆编研成果多为公开出版或内部印发形式。再次，编研活动网络化程度方面，各档案馆都建立自己的网站并积极推进档案信息网建设。档案馆网络技术的应用，拓展了我们的编研领域，成为档案信息资源开发的新途径。^[6]各网站大多通过网络方式公布相关档案、提供网络在线查询、举办各种形式的网络展览等方式提供编研成果的展示利用。第四，信息安全控制和权益保护方面，各档案馆大多有初步的版权保护意识，在网站上公开的图片等档案资料通过加水印的方式防止盗用。青岛档案馆通过要求实名注册访问的方式，以最大限度约束档案网络利用者行为，起到保护档案信息安全的作用，一旦发生侵权行为，更可以通过实名信息追踪的方式追究侵权人的法律责任；并在服务协议中列入“文字、软件、声音、图片、录象、图表、广告中的全部内容”所有权保护的相应条款。

虽然各档案馆在我国大力推进档案信息化建设的浪潮中，编研成果数字化已经取得了一定的成绩，但总体而言，编研成果数字化欠缺规律性、体系性，形式不够丰富多样。高校档案馆基于投入档案业务部门经费有限，以及为日常教学、科研提供基础查档利用工作占据大量精力，档案信息化建设工作推进缓慢，编研成果数字化工作较难开展。编研网络化方面，由于将编研成果平移至网络技术相对简单，各档案馆多通过网上展厅等方式，一定程度上体现了编研成果网络化，但大多难以做到编研过程的网络化，网站提供的意见征询、反馈等栏目大多也沦为摆设，很少发挥实质性作用。信息安全控制和权益保护方面，则仅具有初步的信息安全和著作权、隐私权等权益保护意识，尚未建立起系统的信息安全防控和权益保护机制。

表3：各档案馆编研过程信息化一览表
编研 过程	中央档案馆	第一历史档案馆	北京档案馆	上海档案馆	青岛档案馆	北师大档案馆	北工商档案馆
数字化资源	较高 （部分馆藏档案数字化并分专题上网公开）	较高 （73个全宗目录均实现数字化）	较高 （数字化纸制档案占馆藏47.43%，全部声像档案数字化）	较高 （上海档案信息网全宗指南、专题目录、部分档案数字化全文）	高 （11个国家综合档案馆开放数字档案信息资源）	一般 （推进档案信息化工作）	一般（2016年数字化档案占馆藏档案11.49%）
成果数字化	较高 （《伟大的历程》《光辉的起点》《习仲勋》《战友》等）	较高 （《清宫密档》《帝国商行》电视记录片）	一般 （编研成果多数为公开出版形式）	一般 （未见多种数字化表现形式）	较高 （多种数字化表现形式）	一般 （未见多种数字化表现形式）	一般 （多采取内部印发形式）
网络化	较高 （公布涉藏档案、制作专题网络视频）	较高 （朱批奏折档案数字化目录实现在线网络查询，网络“珍档展台”）	较高 （《北京档案史料》全文网上阅览、六个数据库提供原文网上阅览、举办多个网上展览）	较高 （实现档案一站式网上查询，举办网上展览等）	高 （数字档案馆多种形式编研成果展示）	一般 （未提供编研成果网络查询或展示）	较高 （网站上开设网上展厅、校史上的今天等编研栏目）
安全控制与权益保护机制	一般 （网络公开档案加水印、官网有版权保护提示）	一般 （网络公开档案加水印）	一般	一般	一般 （网络公开档案加水印、网络实名注册）	一般 （网络公开档案加水印）	一般 （网络公开档案加水印）

 

三、档案编研信息化管理体系构建

各档案馆在档案编研模式、手段及过程的信息化程度虽取得了很大的成绩，但仍然存在经常性不足、深入性不够、缺乏规范性和体系性等问题，主要原因在于缺乏制度保障、信息化资源基础薄弱以及未能建立起对编研过程的信息化控制措施。本文尝试从制度体系、资源体系、过程控制体系三个方面构建档案编研信息化管理体系，以最终实现提升档案服务利用价值的目的。

表4：档案编研信息化管理体系
管理体系	子体系	功能
制度体系	法规制度	制度化、规范化
	内部规章	提供制度、资金、机构、人员保障
资源体系	内部资源	提高编研效率，提升档案服务利用价值
	外部资源	扩大开放性，提升编研层次
过程体系	联动系统	控制编研全程
	网络化系统	服务质量控制
	安全系统	信息安全、权益保障

（一）制度体系构建

法规制度体系。国家层面的法规制度涉及档案编研开发利用，信息保密安全，获取信息权、知识产权、个人信息权保护等方面的法律、行政法规、地方性法规及部门规章相关规定。法律层面，《档案法》第23条对档案馆组织编研活动的规定，可谓档案编研工作的“宪章”。第四章对档案的公布和利用作了原则性的规定。保密制度在《档案法》及《保守国家秘密法》中均有规定。编研工作所涉及到的著作权、信息传播权保护制度依据《著作权法》中具体法律规定。行政法规层面，《档案法实施办法》对档案公布、利用、编研均进行了进一步的规定，《政府信息公开条例》对公民、法人和其他组织依法获取政府信息相关权利进行规定。地方性法规层面，各地结合本地实际情况依据法律法规对档案编研中涉及到的档案公布、利用及保密、权利保护等法律问题进行具体规定。部门规章层面，国家档案局在各类档案管理办法中对相关制度作出规定。由于法律规定的滞后性，在我国法规制度体系中，尚未能够针对信息时代电子档案管理的特征作出具体规定。由于编研活动所涉及到的法律问题繁多，因此，各档案部门要针对信息时代档案编研利用特征，仔细梳理法规体系，并据此推进档案编研信息化工作。

2.内部规章制度体系

内部规章制度体系包括了三个层面，一是制定内部规章，明确规定档案编研开发计划，资金，机构、人员及岗位职责，编研流程等具体内容，如制定《档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案馆编研岗位职责》《知识产权保护及保密制度》等内部管理规定。二是根据规定制定年度编研计划，分配年度编研资金，设定编研机构、编研人员，并与编研人员签订编研岗位责任书、知识产权保护及保密协议，明确规划从调研到编研成果最终形成的编研全过程。三是根据管理制度和年度计划具体实施调研、对外交流合作、编研选题论证、资料采集、文献编辑和加工、编研成果的出版和传播等编研各环节工作。

（二）资源体系构建

1.内部资源体系的开发和利用

馆内档案信息资源始终是档案编研工作的基石。首先要做好馆藏资源的数字化工作，整合资源，建立各类专题数据库。其次要依托和立足内部信息资源体系，挖掘馆藏特色，编纂具有本馆文化色彩的信息产品，如中国第一历史档案馆依托馆藏丰富的清史档案资源，制作《清宫密档》《帝国商行》等电视记录片，深受广大观众喜爱；北京市和上海市档案馆根据城市特征，开发出极富城市历史文化特点的北京文化、上海城市记忆等引发广大市民强烈共鸣的文化产品。

2.外部资源体系的借鉴和使用

一个理想的和有生命力的系统，必须适时地同外部环境保持最佳的适应状态。^[7]开放性、社会化的编研管理体系在依托和立足馆藏信息资源的基础上，更需要补充丰富的外部社会文化资源，一是要加强与政府机构，其他档案部门，高校、档案学会等学术机构的合作交流，扩大编研视野，精诚合作，共同打造档案编研精品。二是具体编研实践中，应当注意通过多种渠道，采取多种方式，从多个方位，应用多种媒体技术开发、传播档案编研产品。三是互联网时代要具有国际视野，多关注国外编研实践和理论动态，与国外档案部门开展合作，加强学术交流，使我国档案编研产品走向世界。

（三）过程管理体系构建

1.联动系统构建

联动系统通过对编研规划的制定、实施、评价、改进环节进行统一联动管理，实现对编研全程的控制。在编研规划制定和实施中引入内部和外部评价机制，并即时根据评价意见随时修正和改进编研内容，实现对编研全过程的有效控制。

2.网络化系统构建

网络化系统通过全程网络化，建立内部网络交流机制，形成与利用者互动网络，实现服务质量控制。在网络环境下，了解利用者的需求特点是今后实施个性化档案信息服务的基础，对提高档案信息利用服务的效益具有重要的意义。^[8]内部可以通过OA办公系统以及微信、飞信、QQ等即时通讯工具建立内部交流机制，在编研过程中随时发表意见，提供编研建议。外部可以通过档案利用情况统计分析，加强社会调研，网上问卷调查，在线交流平台，意见箱等方式建立用户信息反馈机制，形成与利用者互动网络。

3.安全系统构建

网络环境下档案编研工作不可避免涉及到档案信息的公开和传播，公开范围之广、传播速度之快远非人力所能控制，需要格外强调安全系统的构建。一是通过现代信息技术实现档案信息载体和实体安全。二是建立严格的保密制度，避免发生泄密事件，实现提供利用与信息安全二者之间的平衡。三是建立权益保护机制，创新性的编研活动产生大量新知识、新技术，形成以著作权为主的知识产权，构成档案信息的重要组成部分，需要采取诸如利用加密技术以制止未经许可或者未由法律准许而采取的解密行为等有效的技术性方法和手段，切实保护编研成果知识产权；同时，编研过程中涉及到不同所有权档案信息的开发和利用，编研工作者需要加强知识产权保护意识，避免侵犯他人权益。

参考文献：

[1] 王保忠.略论网络环境下的档案编研工作[J].档案学通讯,2004(5):68.

[2] 董中印.网络环境下档案文献编纂的相关法律问题[J].池州师专学报,2006(6):38.

[3] 相关资料均源于各档案馆网站以及论文：赵雄,李国荣,伍媛媛.档案文化建设的时代特色和发展趋势——近年全国档案编研开发工作的回顾与思考.创新：档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告集[C].2014:62-90.

[4] 全国档案事业发展“十三五”规划纲要，http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm

[5] 同上。

[6] 赵雄,李国荣,伍媛媛.档案文化建设的时代特色和发展趋势——近年全国档案编研开发工作的回顾与思考.创新：档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告集[C].2014：82.

[7] 王传宇,张斌.科技档案管理学（第三版）[M].北京:中国人民大学出版社,2009:8.

[8] 赵屹.数字时代的文件与档案管理》[M].上海:上海世界图书出版公司,2014:275.