各单位:
为切实做好2022年档案材料归档工作,确保学校档案材料完整归档、规范管理,根据《中华人民共和国档案法》、学校档案工作有关规定,现就有关事项通知如下:
一、归档范围
(一)请按照《北京工商大学档案管理办法》中归档范围和保管期限表执行。
凡2022年1月1日至12月31日形成的、属于归档范围的文件材料都要收集归档。
(二)各单位2022年度举办的重大活动、重要工作形成的具有保存价值的各类文件材料,均要收集归档。其中文件材料较多的,按活动、工作项目立专题卷,具体操作要求按照《北京工商大学关于“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法》执行。
(三)各单位反映学校真实面貌的实物,包括各类奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;公务活动中获赠的纪念品;上级领导、知名人士的题词、字画等;本单位、本部门自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章,都要收集归档。
二、归档要求
(一)确保文件材料完整、准确、全面。
(二)收集归档的各类文件材料都应是原件,复印件及传真件等一般不能作为归档文件材料。依据性、凭证性文件材料的印章、签名等要素必须齐全、清晰。各类文件材料用纸、书写墨迹等要规范、标准,确保文件材料的有效性。
各单位档案员应按照收集原则和重点并根据归档范围,在平时积累组卷的基础上,收集文件材料,详见附件《文件材料收集注意事项》。
(三)各单位档案员将文件材料收集齐全并进行初步分类后,联系档案馆指导验收,准确无误后再进行分类预立卷,编写页号,打印(或填写)卷内目录和案卷移交目录。
(四)收集归档的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料。纸质文件材料整理立卷的具体操作要求按《北京工商大学档案管理办法》执行。电子文件材料的收集、归档,具体操作要求按《北京工商大学档案信息化管理办法》执行。
(五)请各单位档案员报送档案材料。
三、归档时间及联系人
归档时间自本《通知》发布之日起,至6月20日止。请各单位务必在规定时间内完成立卷归档。
联系人:张晶晶 电话:68984662
地 址:阜成路西区教二楼102室
附件:
2. 北京工商大学关于“重大活动、重大事件、重要会议、重要人物、重要实物”档案及时收集归档的办法
图书馆(档案馆)
2023年3月13日